Avantages et inconvénients du système de gestion des documents

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Les systèmes de gestion de documents stockent souvent des informations sur des serveurs ou d`autres systèmes informatiques puissants. Ces espaces de stockage électroniques prennent souvent moins de place que leur contrepartie physique.

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Les systèmes de gestion des documents permettent le stockage des documents eux-mêmes et aussi pour les versions antérieures. Cela peut aider les révisions de piste à travers le temps et offre un avantage supplémentaire d`être en mesure de revenir aux documents anciens. Toutefois, si ces informations ne sont pas organisés et stockés correctement, il pourrait y avoir trop de documents et versions, provoquant ainsi un problème de surcharge d`information aux utilisateurs.

Les systèmes de gestion de documents sont un emplacement de stockage centralisé où de nombreux utilisateurs peuvent accéder à la plus récente et jusqu`à document date à partir d`un emplacement central. Cette facilité d`accès aux documents prend en charge la collaboration entre de nombreux utilisateurs. L`emplacement centralisé des documents favorise également la distribution facile des documents aux utilisateurs. Cependant, le stockage électronique des documents numériques dans un seul endroit peut poser un risque de sécurité supplémentaire à moins que la sécurité supplémentaire est ajouté pour protéger le système électronique.

le stockage et la gestion des documents électroniques au sein d`un système électronique de gestion des documents permet des outils utilitaires pour fournir des fonctionnalités supplémentaires qui ne sont pas disponibles dans leur contrepartie physique. Recherche dans des documents électroniques est plus facile que la recherche chaque document à la main. Cependant, bon nombre de ces outils peut être inutile et peut avoir un coût plus élevé que la valeur pour les entreprises.