Dépôt Techniques de Clerk
Contenu
Les choses dont vous aurez besoin
- Dossiers de fichiers
- des marqueurs d`encre
- documents
- Classeur
- Étiquettes
Informations catégorisation
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Chaque dossier devra tenir dans une catégorie désignée ayant trait au sujet du document. Notez les catégories possibles, les réduire à ceux qui décrivent la plus appropriée du document. Par exemple, une institution financière pourrait créer un système de classement et a choisi de l`appeler « Comptes clients. » Le type de système se décompose en sections de classement par « Comptes courants », « les comptes en souffrance » et « Comptes fermés ».
Organisez vos fichiers en utilisant un système tel que numérique, alphabétique ou chronologique. L`utilisation de l`une de ces trois méthodes varie en fonction du type d`information déposée. Un cabinet d`avocats peut choisir de déposer ses informations en utilisant la méthode numérique, le dépôt par numéro de dossier, alors qu`un bureau de doctorrsquo-s peuvent choisir d`organiser les dossiers des patients en utilisant la méthode alphabétique, le dépôt de patients par nom de famille. D`autre part, une entreprise dont les besoins de recherche d`information dépendent des dates utiliserait la méthode chronologique, le choix de déposer des renseignements par date.
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Vous pouvez également utiliser une combinaison de ces méthodes de production, en fonction de la spécificité requise des sous-catégories au sein du système de dépôt. commis de fichiers peuvent être plus détaillées dans leurs méthodes, le choix d`utiliser des méthodes chronologiques et alphabétiques, organisation d`abord par date, puis subcategorizing par ordre alphabétique. Cette technique rend les fichiers clients à rechercher la date du client a commencé à faire des affaires avec l`entreprise.
Correctement vos fichiers étiquette pour les retrouver facilement. Appliquer soigneusement l`étiquette à l`onglet Fichier pour afficher le titre de l`étiquette clairement visible sur le fichier pour faciliter les recherches. Utilisation des onglets de fichier code couleur est une autre option. L`intégration de fichiers organisés par onglet couleur particulière, un code couleur permet de l`emplacement des fichiers instantanément des fichiers d`étiquetage permet correctement ceux qui cherchent la base de données de fichiers pour les localiser en temps opportun et efficace.
Conseils Avertissements
- Maintenant que votre système de classement est en place, vous avez besoin d`un programme d`entretien pour gérer et protéger vos informations. Élaborer un plan pour déterminer ce qui va arriver à vos fichiers quand ils ne sont plus nécessaires. Purger périodiquement des fichiers hors jour, qui gardera vos systèmes de classement et bien rangé espace libre pour l`ajout de nouveaux fichiers. Les fichiers éliminés de votre système de classement se divisent en deux catégories: la disposition ou l`archivage. Si vous choisissez de ne pas utiliser une source externe pour éliminer ou archiver des fichiers, créer un espace pour stocker les fichiers que vous souhaitez archiver. En outre, mettre en place les moyens appropriés pour se débarrasser de tous les fichiers détruits.
- Prendre des précautions supplémentaires lorsque le désherbage des systèmes de classement. Informations client est extrêmement dentialité mis en place un programme d`entretien de votre système de dépôt pour empêcher que des informations de tomber dans les mauvaises mains.