Fonctions d`un adjoint administratif

Les adjoints administratifs exécutent des tâches telles que l`organisation de réunions, rendez-vous planification, en gardant le calendrier de bureau, répondre au téléphone et la correspondance d`édition. Ils maintiennent les fichiers de bureau et des bases de données et de créer des feuilles de calcul et des présentations informatiques. Souvent, leurs responsabilités comprennent également l`achat de fournitures et de gestion de la salle d`approvisionnement.

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Leurs fonctions de service à la clientèle comprennent la réception des visiteurs de bureau et de voir qu`ils obtiennent l`aide dont ils ont besoin.

L`autre travail des assistants administratifs dépend souvent de l`industrie. Dans les bureaux juridiques, les administrateurs aident à préparer des documents juridiques, alors que dans les cabinets médicaux qu`ils facturent les compagnies d`assurance. Dans les bureaux de l`école, la tenue des dossiers des étudiants et communiquer avec les parents font partie de leurs fonctions.

Le niveau et le titre emploi déterminer combien la responsabilité incombe à un adjoint administratif. admins niveau d`entrée se concentrent sur des tâches de bureau et les tâches informatiques de base, mais les admins supérieurs ayant des compétences informatiques de pointe prennent généralement des tâches administratives, y compris la supervision du personnel de bureau et de la formation des nouveaux employés. Les adjoints administratifs aux cadres peuvent également faire des recherches, rédiger des rapports, des procès-verbaux aux réunions, superviser d`autres administrateurs et organiser vos visites.

capacité organisationnelle est essentielle parce que le travail principal de l`administration est de tenir des dossiers de bureau et assurer le suivi des réunions et des rendez-vous. Admins doivent également être en mesure de bien communiquer en anglais oralement et par écrit et d`effectuer des recherches sur Internet. Le travail exige la maîtrise des équipements de bureau, y compris les ordinateurs, les photocopieurs, les systèmes téléphoniques, des fax et des équipements de visioconférence.

En fonction de la position et de l`industrie, admins ont besoin de compétences divers programmes informatiques, tels que le courrier électronique, la comptabilité, la base de données, un tableur et un logiciel de traitement de texte.

Les adjoints administratifs ont besoin d`un minimum d`un diplôme d`études secondaires qui comprend des cours dans les pratiques de bureau et des logiciels informatiques. Une formation complémentaire en anglais et compétences en informatique est utile, et beaucoup d`admins ont pris des cours d`école ou un collège technique ou qui ont un grade d`associé. Les employeurs forment aussi généralement les nouveaux employés dans leurs procédures de bureau et le vocabulaire de l`entreprise en particulier - par exemple, le vocabulaire juridique.

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Admins peuvent obtenir la certification volontaire de l`Association internationale des professionnels de l`administration. La certification exige de deux à quatre ans d`expérience, selon l`éducation d`un administrateur, et les candidats doivent également passer un examen.