Fonctions des adjointes de direction

L`une des principales fonctions d`un assistant exécutif est de gérer le calendrier d`un cadre supérieur. Cela inclut le traitement des demandes de réunion, la planification des rendez-vous et d`assurer une charge de travail. Un assistant exécutif peut également effectuer des recherches avant les réunions, fournissant des informations de base sur la personne, la société et la question. Essentiellement, il est de la responsabilité de l`assistant exécutif de veiller à ce que l`exécutif est informé de son horaire quotidien, est bien préparé pour les réunions et arrive à temps.

Vidéo: Coach pour oral de concours administratifs, fonction publique : les 7 erreurs à éviter

Parce que les cadres voyagent fréquemment, un assistant exécutif peut également passer une grande partie de la journée à faire des arrangements de voyage tels que billets d`avion, réservation de location de voitures et des chambres d`hôtel. Avant de partir pour le voyage, l`assistant exécutif devrait confirmer les réunions et fournir des informations de base nécessaires et la recherche. De temps en temps un assistant exécutif peut voyager avec l`exécutif aux réunions et / ou conférences. Une fois le voyage terminé, un assistant exécutif assurera souvent les frais sont payés et les remboursements versés.

Vidéo: Cégep Limoilou - AEC Bureautique et comptabilité

Les adjoints de direction communiquent généralement avec le conseil d`administration pour planifier des réunions avec des cadres et coordonner les réunions du conseil. Les tâches peuvent comprendre la communication avec les membres du conseil d`administration pour trouver des dates pour les réunions du conseil d`administration, la programmation des réunions, l`envoi d`informations aux fins d`examen avant la réunion, la coordination de restauration, en prenant des notes au cours de la réunion et les notes distribuer après la réunion.

Vidéo: Imprimer, scanner, les tâches administratives et leurs galères

Un assistant exécutif peut également fournir des fonctions administratives générales telles que la prise demandes de renseignements téléphoniques, le dépôt et la photocopie de documents et l`organisation de conférences téléphoniques. Elle peut aussi transcrire les notes de l`exécutif, des lettres de type et de la correspondance générale, les documents de preuve et préparer des rapports. Certains assistants exécutifs peuvent superviser le personnel administratif et de bureau tels que le réceptionniste, commis de bureau et assistants administratifs.