Adjointe exécutive au vice-président Description du poste

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L`une des plus grandes tâches d`un assistant exécutif est d`agir en tant que premier point de contact entre les personnes et le vice-président. Toute personne souhaitant rencontrer ou parler avec le vice-président général doit donc aller à travers son exécutif assistant- il la charge de l`assistant pour répondre aux appels téléphoniques, prendre des messages détaillés, fournir la correspondance écrite et répondre à des courriels.

Un assistant exécutif doit prendre et transcrire minutes pour les réunions au cours de laquelle son vice-président est le président. Dans la plupart des organisations, comptes rendus des réunions de niveau supérieur sont généralement donnés au conseil d`administration ou directeur général pour l`examen, ils doivent être tenus à une norme plus élevée et de suivre certaines lignes directrices établies par l`organisation.

Les adjoints de direction sont généralement responsables des arrangements de voyage pour le vice-président. Cela comprend la réservation des vols, des hôtels réservant, pour l`inscription des réunions et des séminaires, et la location de voiture.

Les adjoints de direction sont chargés de la planification de réunions pour le vice-président qu`ils soutiennent. Il appartient à l`assistant de gérer à certains moments qui fonctionnent le mieux pour eux et le calendrier des réunions horaire du vice-président. Ils sont également responsables de leur rappeler les dates des réunions à venir avec le temps et le lieu.

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Dans certaines organisations, un vice-président peut exiger plus d`un assistant. Dans ces cas, l`adjoint exécutif superviserait autres assistants, la gestion des flux de travail et de faire des délais sûrs sont respectés. Ils peuvent également être invités à effectuer des évaluations de rendement annuelles pour ces personnes.