HOA Administrative Assistant Tâches

Un assistant HOA est responsable de diriger et accueillir les visiteurs invités à la personne ou d`une zone appropriée au bureau HOA. De plus, l`assistant doit répondre facilement des appels téléphoniques pour un gestionnaire communautaire disponible et organiser des conférences téléphoniques en cas de besoin. Préparation de courrier sortant et de la correspondance et de faire des copies de la correspondance est une tâche importante des assistants HOA ainsi. Ces professionnels doivent également agir comme une ressource pour le public lorsque le gestionnaire communautaire est hors du bureau.

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Le maintien de bases de données informatiques HOA est un devoir d`assistants administratifs HOA. Assistants mettent également à jour des sites Web. Cela pourrait inclure la fourniture de nouvelles dates de réunion ou les réponses actuelles sur la question et la section réponse de l`association. Les adjoints administratifs devraient être en mesure de saisir rapidement et utiliser le traitement de texte et un logiciel de tableur efficace. De plus, ils pourraient devoir aider à mettre ensemble des présentations de diapositives pour les réunions. Mise à jour des tableaux de bord HOA et de conserver les formulaires communautaires mises à jour sont également des responsabilités précieuses dans ce rôle.

Servir le visage de HOA d`une communauté est l`une des fonctions les plus importantes d`un adjoint administratif. assistants administratifs HOA devraient maintenir les interactions professionnelles avec les clients et les clients. De plus, ils publient des bulletins périodiques pour les propriétaires dans la région. La lecture par la poste et la livraison de la correspondance au gestionnaire de la communauté avec les fichiers appropriés est un devoir de l`adjoint administratif HOA. HOA assistants administratifs ont parfois générer des lettres de violation de la conformité ainsi.

Un assistant administratif HOA est responsable de la coordination des réunions, réserver des installations et mettre sur pied des programmes de réunion. Ils doivent retranscrire minutes au cours des réunions. Ces assistants aident également à préparer les paquets de demande d`approbation architecturale en cas de besoin. La gestion d`un système de classement des affaires d`association pour les articles d`association des statuts, règlements et autres documents importants est important dans cette position de travail aussi bien. assistants HOA approuver les factures de paiement et des numéros de permis spéciaux tel que requis par l`association.