Comment répondre aux questions dans le mémorandum de style
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Dans de nombreux lieux de travail, notes de service servent comme un moyen de communication pratique et efficace. En répondant aux questions dans un mémorandum, au lieu de la communication face-à-face, vous pouvez à la fois augmenter le nombre de travailleurs que votre réponse atteint et fournir aux travailleurs un document physique ou électronique pour référence ultérieure devraient-ils oublier la réponse que vous avez donné. Pour vous assurer que votre mémo est aussi efficace que possible, formater votre communication correctement, et composer soigneusement avec votre public à l`esprit.
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Créer une rubrique mémo. Inclure la « Date: » suivi de la date complète sur laquelle vous envoyez votre mémo, « Pour: » avec une explication de qui vous envoyez la note à « From: » avec votre nom, et « Sujet: » avec une description concise du sujet. Si la préparation de votre mémoire par courrier électronique, cette rubrique sera probablement déjà en place pour vous. Si la saisie de votre mémo, placez toutes ces informations en haut de la note de service, aligné sur la gauche.
Placez la question dans la ligne de sujet. Si la question que vous abordez était trop long, condenser en raccourcissant dans une phrase de deux ou trois mots significatifs. Si vous envisagez d`aborder plus d`une question dans votre mémoire, la liste fait l`objet des questions, suivi de « QA » pour alerter les employés sur le contenu de la note. En plaçant cette question ou la notation QA dans la ligne de sujet, il sera plus facile pour les employés à trouver la note de service en cas de besoin de faire référence ultérieurement.
Répondez à la question ou les questions de façon concise encore clairement. Les employés veulent des réponses à leurs questions, pas décousues bavard. En gardant votre réponse claire et courte, vous pouvez augmenter la probabilité que les lecteurs puissent comprendre la réponse et répondre efficacement à elle.
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Dites aux employés qu`ils doivent contacter si elles ont besoin d`informations supplémentaires. Si vous voulez effacer toute confusion au sujet des questions vous, demandez-leur de vous parler. S`il y a un autre service au sein de votre entreprise qui serait mieux adapté pour répondre à des questions sur le sujet, parlez-en à vos employés pour faire référence à une personne en particulier au sein de ce département, et inclure les coordonnées de cette personne.