Comment payer les employés pour Gas Mileage
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Il est souvent rentable pour un employeur de demander aux employés de conduire leurs propres voitures quand au travail, plutôt que d`investir dans des véhicules appartenant à la société. Cependant, cela impose un coût à l`employé. Les organisations paient souvent les remboursements kilométriques pour attirer et garder les bons travailleurs. Conformément aux lignes directrices Internal Revenue Service pour le remboursement des coûts de fonctionnement du véhicule en fonction du kilométrage fournit à la fois l`employeur et l`employé avec des avantages fiscaux importants.
Principes de base de remboursement kilométrique
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Chaque année, l`IRS publie un taux standard mis à jour pour le remboursement de kilométrage déductibles du revenu imposable. Le taux reflète le coût moyen des véhicules à moteur fonctionnant comme les voitures, les fourgonnettes et les véhicules utilitaires sport. Par exemple, le taux standard pour 2015 est de 57,5 cents par mile. L`IRS fixe le taux à un niveau qui couvre non seulement l`essence, mais les coûts d`exploitation normaux, y compris l`assurance, les licences et la maintenance. Les employeurs peuvent suivre les dépenses réelles du véhicule, mais en général ne sont pas, puisque l`utilisation du taux standard rend la tenue des dossiers supplémentaires inutiles. Le taux standard ne couvre pas les éléments tels que les frais de stationnement ou péage. Les employeurs peuvent rembourser ces frais comme dépenses d`entreprise, mais ils doivent être traités comme des éléments distincts.
Voyage d`affaires admissible
Les employeurs ne peuvent payer les remboursements kilométriques exonérés d`impôt pour la conduite au travail. Cela signifie qu`un employé ne peut faire des courses personnelles et réclamer encore le voyage comme une dépense d`entreprise. Par exemple, un voyage pour rencontrer des clients est déductible, mais un voyage de côté pour effectuer un dépôt bancaire personnel est pas. En outre, la conduite entre le travail et la maison chaque jour ne sont pas déductibles Voyage. Parfois, les employeurs de rembourser par anticipation un certain kilométrage, en particulier pour les longs voyages d`affaires. Lorsque cela est fait, l`employé doit retourner tout montant inutilisé.
Suivi des voyages d`affaires
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IRS exigences de documentation de remboursement de kilométrage sont simples lorsque le taux standard est utilisé. En effet, le taux standard couvre tous les frais de fonctionnement normal, de sorte qu`un employeur n`a pas de garder une trace des coûts tels que le gaz et les réparations. Un employé doit fournir un dossier de Voyage au travail. Ils gardent généralement un registre de kilométrage et devraient le soumettre à un remboursement sur un horaire régulier. Chaque entrée de journal doit inclure les relevés du compteur kilométrique et se terminant. Les inscriptions doivent également fournir une brève description du but et la destination du voyage.
Remboursement et impôts
Si un employeur verse à un employé plus que le montant autorisé, l`excédent est une indemnité imposable et doit aller sur le W-2 de l`employé en tant que tel. Dans le cas contraire, le remboursement de kilométrage est une dépense d`entreprise déductible pour l`employeur. L`employé n`a pas la responsabilité fiscale pour un maximum de remboursement au taux normal, et l`argent ne sont pas déclarées à titre de compensation sur le W-2. Lorsque les employeurs choisissent de payer un montant plus petit, les employés peuvent déduire la différence sur leurs déclarations de revenus.