Comment la pratique Réunion Etiquette pour participer efficacement
Tout le monde dans les affaires doit comprendre l`étiquette réunion est une partie importante de la communication d`entreprise. Il y a un besoin croissant de suivre les procédures appropriées pour la conduite professionnelle. Bad réunions reflètent sur la capacité de chacun à mener des communications de groupe professionnel et avoir une influence défavorable sur la résolution des problèmes du groupe.
Commencez la réunion à l`heure et ne pas courir après l`heure de fin communiquée afin que vous preuve de respect pour le temps de tout le monde. Tous les participants doivent aussi être ponctuel. Il est correct pour vous d`arriver tôt, mais jamais en retard. Garder les gens en attente est rude et il ne faut pas attendre à ce qu`ils attendront pour tout le monde pour arriver.
Obtenir des engagements pour assister pendant toute la durée de la réunion. Permettre aux participants d`aller et venir au cours des réunions est perturbateur. Ainsi, exiger que toute anticipation d`un départ anticipé pour demander votre autorisation préalable. De cette façon, vous pouvez réorganiser votre agenda, si nécessaire.
Faire prendre conscience à chacun de l`objet de la réunion et le droit de l`ordre du jour au début. Mettre cela sur des rappels de réunion et revivez la rencontre avec tout le monde à la réunion afin d`assurer tous d`accord. Une fois que tout le monde est d`accord, il est plus facile de suivre l`ordre du jour et tenir les délais.
Désignez quelqu`un à prendre quelques minutes, la documentation des décisions et des actions. Ayant tout par écrit non seulement assurer la réalisation des actions en dehors de la réunion, mais aidera à garder le groupe concentré. Pensez à faire tourner le rôle minutes preneur parmi les membres, si vous avez des réunions régulières.
Éteignez les téléphones et téléavertisseurs et assurez-vous que tout le monde fait. Certaines personnes trouveront cela impossible alors demandez qu`ils mettent au moins à vibrer dans leurs poches. Demandez-leur de quitter la salle s`ils sentent qu`ils doivent répondre à un appel afin qu`ils ne pas interrompre la réunion.
En outre, ne pas tourner sur un ordinateur portable ou tout autre appareil à moins qu`il soit utilisé brièvement de présenter des informations au groupe. L`utilisation de ce matériel empêche souvent les participants de prêter attention à la réunion et est considéré comme grossier parce qu`il donne l`impression que le sujet de la réunion n`a pas d`importance.
Encourager chacun à participer activement à la discussion, la génération d`idées et la résolution de problèmes. Demandez-leur de respecter l`objectif de la réunion et assurez-vous que les commentaires sont pertinents et brève.
Exiger que tout le monde attendre leur tour pour parler et ne pas interrompre tout le monde. Soyez poli et attentif parce que les bonnes capacités d`écoute sont importantes pour améliorer la communication et la compréhension. Faire preuve de respect, ce qui permet une seule personne à la fois de parler.
Plusieurs conversations au cours en empêchez réunion de discussion ou des présentations. Ceci est non seulement grossier, mais peut être à la fois confus et distrayant à certains participants.
Faire connaître les présentateurs ou leurs créneaux horaires et vos attentes. Ils devraient arriver tôt et être préparé avec des rapports ou visuels. Au cours des présentations, tenir des questions et commentaires jusqu`à la fin et garder des questions brèves.
Résumer à la fin de la réunion ce qui a été accompli, l`examen et attribuer des actions et ensuite planifier tout suivi nécessaire. Assurez-vous aussi que vous remercier le groupe pour son temps.