Comment gérer votre service des achats

Avoir un gestionnaire qualifié pour aider à utiliser et superviser tous les services est une partie essentielle d`une entreprise prospère. Par exemple, un gestionnaire est nécessaire pour exécuter le service des achats. Si vous arrive d`être que gestionnaire, vous devez comprendre exactement ce que le service d`achat fait pour une entreprise. Autrement dit, le service des achats est responsable de faire des achats d`affaires, y compris le matériel, les fournitures et tout ce qui est nécessaire pour maintenir l`entreprise fonctionne bien. Le gestionnaire doit superviser tous les aspects de cette fonction clé pour l`emploi de l`entreprise.

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Tenir des registres détaillés. Pour des raisons fiscales, les entreprises ont besoin de garder une trace très prudent de toutes les dépenses et les articles achetés. Travailler en étroite collaboration avec le service comptable de la société à conserver copie papier et électroniques de tous vos achats. Former tous les employés de votre service sur votre méthode spécifique de tenue des dossiers et le dépôt.

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Planifiez à l`avance. Quand il vient à faire des achats, plus vite il peut se faire le mieux. Attribuez un employé ou d`un groupe d`employés de tout régler vos achats de service et de déterminer le meilleur moment pour modifier l`ordre. Par exemple, vous et votre équipe peut décider qu`un bon moment pour réordonner l`encre pour le bureau est quand il n`y a qu`une seule cartouche d`encre supplémentaire par imprimante gauche dans la salle d`alimentation.

Traitement des commandes d`achat raisonnables le plus tôt possible. Une partie de votre employés du ministère devrait être responsable du traitement des bons de commande envoyés par d`autres ministères. Par exemple, le service marketing peut avoir besoin d`un nouvel ordinateur commandé. Au moment où vous recevez l`ordre d`achat, l`achat aura déjà été approuvé. Par conséquent, votre équipe peut se concentrer sur l`achat de l`élément et le suivi des dépenses.

Utilisez un bon jugement lors de la gestion du service d`achat. L`un de vos fonctions professionnelles clés est le traitement des commandes d`achat. Cependant, vous devez aussi faire attention à ce que vous commandez. Dans certaines entreprises, les divers autres ministères du bâtiment pourraient être demander des achats excessifs ou inutiles que vous êtes censé faire. Si vous remarquez ces types d`achats, vous devez en informer votre supérieur hiérarchique, le chef des finances, le propriétaire d`entreprise ou le conseil d`administration, en fonction de la hiérarchie dans votre entreprise.