Comment écrire une lettre de refus d`une réclamation

Lorsque les gens perdent des biens ou des actifs ou avoir des dépenses imprévues, il est parfois approprié de déposer une réclamation contre une police d`assurance ou de la société ou de la personne qui a causé la perte. Cependant, vous ne pouvez pas toujours approuver la demande d`un client, en fonction des circonstances. La bonne façon de refuser une demande officiellement d`envoyer au demandeur une lettre indiquant que vous n`êtes pas approuvez la demande et pourquoi. Il est préférable d`envoyer la lettre dès que possible après l`achèvement d`une enquête approfondie sur les revendications.

Les choses dont vous aurez besoin

• Une copie du rapport d`enquête

Tapez votre nom, justifié à gauche. Écrivez vos coordonnées sur des lignes distinctes ci-dessous votre nom. Indiquez votre adresse e-mail si vous en avez un.

Passer deux lignes et écrivez le nom du destinataire et ses coordonnées, comme formaté à l`étape 1.

Vidéo: La remise gracieuse

Passer deux autres lignes et écrire « RE: déni de réclamation. » Passer à nouveau deux lignes et tapez « DATE: » suivi de la date du calendrier en cours. Double retour une fois de plus et d`écrire votre Salutation, suivi par deux points. Je vous salue, devrait être formel, en utilisant « Cher » suivi du nom du destinataire.

retour double et indiquer que la lettre est en réponse à un examen de la demande du destinataire. La date et le nom de la personne avec laquelle la demande a été faite, ainsi qu`un bref aperçu de ce que la demande couverte.

Retour deux fois et en détail les étapes et les conclusions de l`enquête.

Passer deux lignes et poliment, mais d`indiquer clairement que vous niez la demande sur la base des résultats de l`enquête. Donnez les informations du destinataire sur la façon de procéder ou ce qui aurait évité le déni.

retour double et offrir tout ce que vous pouvez faire un peu de refus du destinataire moins décourageant. Par exemple, si vous niez une demande de remplacer une montre, donner des informations sur des montres à prix réduits disponibles à l`achat par le biais de votre entreprise.

Vidéo: Comment faire une réclamation

Passer deux lignes et donner les instructions bénéficiaires sur la façon de vous contacter pour des questions ou des préoccupations. les remercier d`avoir pris le temps de faire une demande et indiquer que, bien que vous ne pouvez pas approuver la demande, vous espérez continuer votre relation d`affaires à l`avenir.

Passer deux lignes et écrivez votre fermeture, comme « Sincèrement », suivi d`une virgule. Passer au moins quatre lignes et tapez votre nom. Si vous avez des pièces jointes, sauter deux lignes, écrivez « Boîtiers: » et notez le nombre de pièces jointes entre parenthèses. Tous les enclos doivent être notés dans le corps de la lettre, de préférence dans le dernier paragraphe.