Les avantages d`un système de paie informatisé
est réalisé un système de paie manuel entièrement à la main, tandis qu`un système de paie informatisé permet à une entreprise de traiter sa masse salariale par le logiciel de paie dédié. Un système manuel peut entraîner des erreurs de paie et est généralement un processus lent et laborieux,. Les systèmes informatisés offrent un certain nombre d`avantages, y compris une plus grande précision et la vitesse.
importation temps
De nombreux employeurs utilisent un système de chronométrage, tels que l`horloge du temps, pour suivre les heures de travail des employés. Un système manuel nécessite de suivi du temps des employés à la main, mais un système de paie informatisé a la capacité de transmettre automatiquement les entrées des employés du système de chronométrage dans le système de paie. Un tel système peut séparer les heures normales d`heures supplémentaires effectuées, bien que les employés peuvent avoir besoin de temps en temps de faire des ajustements.
calculs automatiques
Les systèmes informatisés de paie peuvent arrondir les heures de travail des employés en segments quart d`heure et de calculer avec précision le nombre d`heures travaillées et à payer, économisant ainsi du temps consacré aux calculs manuels. Ces systèmes calculent toutes les fréquences payer, comme toutes les semaines, toutes les deux semaines, bimensuelle et mensuelle, sur la base des données d`entrée reçues.
Un système de paie informatisé calcule automatiquement les retenues obligatoires des employés, comme les taxes et les salaires, les saisies et retenues volontaires, comme les frais de stationnement, 401 (k) les cotisations et les prestations médicales. La personne de paie entre simplement les données sur lesquelles les déductions sont fondées, telles que le formulaire W-4 pour l`information retenue à la source de l`impôt sur le revenu fédéral.
traitement Paycheck
Un système de paie manuelle vous devez imprimer sur les chèques de paie une machine à écrire ou à la main. Un système de paie informatisé a la capacité directe de dépôt, ce qui permet d`économiser l`argent dépensé sur les chèques en direct et la réconciliation. De plus, l`impression informatisée des chèques de paie et les talons de paie se produit rapidement, quel que soit le volume.
Génération de rapports
Un système de paie informatisé génère des rapports de paie qui vous permettent de revérifier la masse salariale avant l`impression des chèques de paie ou des fiches de paie. Le ministère américain du Travail oblige les employeurs à conserver les dossiers de paie pendant au moins trois ans. Un système informatisé permet d`imprimer sur papier des registres de paie se rapportant à chaque période de paie, et enregistre également les informations contenues dans le système indéfiniment.
Les systèmes informatisés permettent d`assurer la conformité fiscale de la paie en générant des rapports d`impôt, y compris les déclarations de salaires trimestriels et annuels et les employés des formulaires W-2. Ces systèmes fournissent les comptables de l`entreprise avec les données nécessaires pour gérer les obligations fiscales et de réconciliation de la masse salariale de l`entreprise et imprimer les rapports nécessaires. En outre, ces systèmes de suivi jours de prestations, tels que les congés et le temps personnel, qui sont prises et payées.