Comment tenir des réunions efficaces
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Oliver Wendell Holmes a dit: « Je déteste être mis sur les comités. Ils ont toujours des réunions au cours desquelles la moitié sont absents et le reste en retard. » Dans son moment de frustration, Holmes révèle la nature chaotique qui accompagne souvent des réunions. Ce chaos existe encore dans les réunions, que ce soit aujourd`hui au travail, à la maison ou au jeu. Avec une planification minutieuse, cependant, la participation et la participation peuvent émerger. Tenir une réunion efficace et réussie tonifie et unit collègues, familles et amis. décisions importantes Une réunion peut se transformer en actions importantes, significatives.
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Décidez ce que vous voulez discuter, que vous voulez inviter et quels sont les objectifs que vous espérez atteindre à votre réunion. Assurez-vous que vous invitez les membres clés qui vous aideront à prendre des décisions et d`assumer toutes les responsabilités nécessaires après votre réunion.
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Préparer un ordre du jour qui comprend les principaux points de discussion et tous les éléments que les participants doivent apporter à la réunion. Fixer l`ordre du jour à l`invitation de réunion et inclure également début et de fin et l`emplacement. Inclure un numéro de téléphone avec ligne si vous prévoyez une conférence Call- inclure une adresse de site Web si vous prévoyez un séminaire en ligne.
Préparez vos diapositives de présentation et les documents, le cas échéant. Faites suffisamment de copies des documents pour tous les participants.
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Arrivée à votre réunion tôt pour tester et de mettre en place la technologie, comme un téléphone ou un projecteur. Ayant tout prêt avant la réunion veille à ce que vous pouvez commencer à temps.
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Commencez votre rencontre rapidement le jour et l`heure convenue. Désigner quelqu`un pour prendre des notes. Avoir des notes approfondies ou minutes, aide tout le monde se souvient de ce qu`ils ont discuté lors de la réunion. Minutes sont particulièrement bénéfiques au cours des projets à long terme, car ils créent une ligne de temps des réunions périodiques que les membres de l`équipe peuvent rechercher des discussions passées si nécessaire.
Suivez votre programme du début à la fin et garder les discussions sur la bonne voie. Assurez-vous que tous reste impliqué tout au long de la réunion.
Désigner et assigner des tâches que les participants doivent remplir une fois que vous lever la séance. Discutez des futures réunions que vous pourriez avoir besoin de tenir.
Distribuez les notes et se préparer à votre prochaine réunion, si nécessaire.