Réceptionniste Fonctions

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L`une des tâches les plus importantes est de saluer les gens qui viennent par la porte chaque jour. La réceptionniste doit rencontrer chaque visiteur avec un message d`accueil heureux, et découvrir son entreprise. Si le visiteur a rendez-vous avec le vice-président, la réceptionniste devrait appeler et de le laisser lui savoir la réunion est prête. Si le visiteur a besoin de prendre rendez-vous, il doit programmer un temps qui fonctionne. Le réceptionniste devrait assurer que les visiteurs sont confortables car ils attendent. Les employeurs attendent de rester à temps pour les réunions, et ils comptent sur leur réceptionniste pour cette raison.

Répondre au téléphone est un autre devoir nécessaire de tout réceptionniste de bureau. Ils servent la fonction très importante des appels de dépistage et en vérifiant que les personnes concernées atteignent les bons employés. Ils doivent toujours être déchiqueteuse au téléphone. Si l`appelant demande à parler à un certain employé, ils doivent transférer cet appel. Si l`appelant souhaite organiser une réunion, ils peuvent accomplir cette tâche, mais doit être sûr de vérifier auprès de l`employeur. Si l`appelant doit simplement laisser un message, ils doivent se assurer d`avoir un pad ou un logiciel de traitement de texte pour le prendre vers le bas, ou le transférer ou sa messagerie vocale.

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Une grande partie du travail de la réceptionniste veillerai à ce que les nominations sont conservés. Scheduling dépend des besoins et des désirs des deux parties. Si le patron ne peut pas gérer les réunions dos à dos, le réceptionniste doit espacer ses rendez-vous. Si le client a besoin de se réunir mercredi de la semaine prochaine et non ce lundi, la réceptionniste devrait apporter les changements nécessaires. Il est une règle de base pour confirmer toujours avec les deux parties lors de la replanification. Il est aussi une bonne idée d`imprimer ou par courriel le calendrier chaque jour pour l`employeur afin qu`il ou elle reste à la tâche.

Mail, si les emballages, lettres, colis express, ou même email, inondera le bureau. La réceptionniste est responsable de se assurer que chaque morceau de courrier est livré correctement. Chaque employé doit avoir une Cubby ou une boîte où ils vérifient leur courrier. La responsabilité de la réceptionniste est de savoir où chaque pièce va, et de le diviser en conséquence. Si c`est un important paquet, ils devraient marquer comme tels.

Certains cabinets médicaux ou dentaires ont les dossiers des patients qui doivent être déposés après chaque visite. D`autres bureaux tiennent des journées portes ouvertes ou d`autres événements, et ont besoin d`un record de qui ou combien visités. Quel que soit le bureau a besoin, les réceptionnistes doivent savoir quoi garder la trace. Ces documents sont souvent conservés sur le logiciel de tableur, de sorte qu`ils doivent se familiariser avec les programmes informatiques comme MS Excel.

Tombent souvent à Errands la réceptionniste. Par exemple, ils peuvent être appelés à commander du café pour le patron le matin, ou ils peuvent avoir à courir au magasin d`angle et prendre le déjeuner pour tout le monde. Ils auront probablement besoin de faire des copies des documents sur une machine de copie pendant la journée. Les détails de fonctionnement du bureau tombent souvent à eux.