Comment écrire une lettre d`ajustement
Lorsque gestion d`une entreprise, il est important de garder tous les clients heureux chaque fois que possible. Cependant, dans toute industrie, il y aura une erreur occasionnelle. Ces mésaventures peuvent être l`occasion de construire une meilleure relation avec le client. Une lettre d`ajustement est une réponse officielle à la réclamation d`un client. Il faut reconnaître la plainte et résoudre le problème tout en améliorant la perception de l`entreprise du client.
Apologize au client pour l`erreur et reconnaître qu`il ne devrait pas se produire. Communiquer la valeur que le client est à votre entreprise, et dire que vous voulez faire le bon de situation.
Expliquer ce qui est arrivé menant à l`erreur et ce que vous allez faire pour éviter l`erreur à l`avenir. Il n`y a pas besoin d`être trop technique ou utiliser le jargon de l`industrie. Une déclaration générale telle que « Il y avait un problème de communication entre les employés » ou « Le problème a été causé par une erreur de facturation, » devrait faire.
Dites au client ce que vous allez faire pour lui pour compenser la situation. Assurez-vous que le réglage est approprié à l`erreur. Le client peut devenir de plus en plus malheureux si vous offrez un coupon de faible valeur pour une erreur majeure.
Passez en revue votre lettre, et corriger les erreurs de grammaire, de structure ou d`orthographe. Assurez-vous que le contenu ne soit pas condescendant au client. Confirmez les faits dans la lettre comme les dates, les heures et les enregistrements de ce qui a été dit ou fait par les associés et les clients.