Comment écrire une description de poste Administrative Assistant

~ Décrire les catégories de base pour la description du poste d`assistant administratif ~

Ces catégories devraient inclure le titre (à savoir adjoint administratif du vice-président), le département, le supérieur hiérarchique direct, domaines généraux de surveillance, les tâches, les conditions d`emploi et les qualifications.

~ Énoncez clairement exactement qui cette aide adjointe administrative ~

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Pour éviter les conflits de futur bureau assurez-vous qu`il existe une clarté absolue sur qui est assisté. Si cet assistant sert un pool de postes que cela soit clair. Mettez par écrit si cet assistant est employé entièrement à la discrétion d`un exécutif. Indiquez également la chaîne de commandement et la structure de rapports appropriés.

~ Définir clairement les tâches principales de l`assistant administratif ~

Méfiez-vous des prises paresseux toutes les phrases pour la description de l`emploi telles que « toutes les tâches nécessaires. » Ceux-ci peuvent être ajoutés à la fin de la liste pour couvrir vos bases. Poussez pour plus de clarté, autant que possible. Est-ce que l`assistant administratif soit Voyage planification, réservation hébergement, dictée, des procès-verbaux des réunions, la gestion d`un programme de calendrier, l`organisation des systèmes de fichiers, ou la supervision d`autres employés assistant? Inclure dans une liste à puces avec chaque balle en commençant par un verbe d`action (Maintenir, trier, superviser, créer, définir, rappeler, etc.)

~ Derive qualifications pour le poste d`adjoint administratif des tâches ~

Une fois les tâches spécifiques sont énumérées, définir les caractéristiques nécessaires à d`excellentes performances de ces tâches. Ceux-ci devraient être aussi précis que possible aussi bien. Demandez une expertise dans Word, Excel et Photoshop plutôt que des connaissances en informatique. Exiger une capacité à gérer les clients difficiles avec la grâce entreprise, plutôt que de l`entregent.

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~ Décider du niveau approprié de l`éducation et de l`expérience ~

Pour la plupart des postes d`adjoint administratif rien de plus qu`un diplôme d`études secondaires est absolument nécessaire. Réfléchissez à ce qui est nécessaire de ce poste dans cette entreprise pour cette personne en particulier cependant. Il se peut qu`un diplôme d`études collégiales en administration des affaires ou une autre formation de secrétaire officielle est souhaitée. Pour les assistants administratifs de haut niveau d`expérience préalable est indispensable.

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