Comment suivre la formation dans Microsoft Office
La formation est au cœur de toute opération commerciale. Que ce soit l`enseignement message d`accueil à la clientèle et le service ou l`utilisation de technologies de pointe, les entreprises engagées dans la formation bénéficient d`un personnel plus efficace et productif et d`offrir un meilleur service à la clientèle que ceux qui ne le font pas. Certaines catégories d`entreprises ont légalement mandaté les besoins de formation. Le Microsoft Office Suite a deux options pour la formation des employés de suivi: Microsoft Excel ou Microsoft Access. Le système Excel peut être mis en œuvre par toute personne ayant une expérience de tableur de base. L`accès, cependant, fournit des méthodes plus sophistiquées pour les rapports et le suivi.
Exceller
Faites une liste des titres de la session de formation des employés sont censés remplir. Sur une nouvelle feuille de calcul, entrez ces en-têtes de colonne: « Prénom », « Nom » et le nom du sujet ou de la session dans chaque colonne ultérieure, en utilisant autant que nécessaire. Une colonne pour un numéro d`employé ou un autre identifiant peut également être ajouté. Sélectionnez l`onglet commande « Titres d`impression » du groupe « Page Setup » sur « Mise en page » du ruban et de créer la ligne « Titre ». Entrez « $ 1: $ 1" dans le champ "Titre Row".
Entrez les noms de tous les employés et les numéros d`identification dans les colonnes appropriées.
Sélectionnez la cellule « A1 » et, tout en maintenant le bouton gauche de la souris, faites glisser pour sélectionner toutes les lignes et toutes les colonnes dans lesquelles les données seront saisies. Sélectionnez la commande « Format comme une table » dans le groupe « Styles » dans l`onglet « Accueil ». Vérifiez le champ « Plage de données » et cochez la case qui dit « Mon tableau a en-têtes. »
Sélectionnez toutes les lignes et colonnes dans lesquelles les dates de formation seront inscrits. Dans l`onglet « Accueil », sélectionnez le format de date préférée dans le menu déroulant « Général » dans le groupe « Numéro ». Enregistrez la feuille.
Entrez la date appropriée dans la bonne colonne et ligne lorsqu`un employé remplit la formation requise. En utilisant le format « Table » permet en un clic de tri par colonne lors de la préparation des rapports. Enregistrez la feuille après chaque nouvelle entrée de données.
Accès
Créer une nouvelle base de données Access. Renommer « Tableau 1 » comme « formation l`employé » ou un autre nom préféré. Ouvrez le groupe « Table Création » de la « View » dans l`onglet « Accueil ». Le premier champ « ID » est défini comme la clé primaire par défaut. L`accès sera numéro automatique ce champ ou en utilisant le volet « Propriétés du champ », vous pouvez créer un masque ou une autre mise en forme pour répondre à vos besoins d`affaires, comme l`ajout des numéros d`identification des employés.
Entrez ces noms de champs et d`autres champs pour saisir les données désirées, telles que « Prénom », « Nom », « Sujet de formation » ou « Date d`achèvement ». D`autres champs à enregistrer peuvent inclure « grades », « performance » et « Notes ou commentaires ». Définissez les propriétés de type et le format des données appropriées. Rappelez-vous de sélectionner « Date / heure » pour le type de données de champ « Date ».
Enregistrez la table. Passez en groupe « Tableau » dans la « vue » sur l`onglet « Accueil ».
Sélectionner le groupe « Assistant formulaire » de la « Formulaires » dans l`onglet « Créer » pour ouvrir la boîte de dialogue de conception. Sélectionnez chaque désirée « disponible Champ » de la colonne de gauche et passer à la colonne « Champ sélectionné » en appuyant sur le bouton « > » pour les champs individuels ou les « >> » pour déplacer tous les champs à un moment donné. Cliquez sur le bouton « Suivant ».
Choisissez la disposition souhaitée pour la forme de la boîte de dialogue « Mise en page ». Cliquez sur le bouton « Suivant ». Nommez le « formulaire » dans la boîte de dialogue suivante ou de garder le match par défaut au nom de la table. Décider d`accepter ou non la forme conçu Assistant ou modifier la conception. Si la modification de la forme, cliquez sur le bouton « Suivant ». Si vous utilisez la conception par défaut, cliquez sur le bouton « Terminer ». Enregistrez le formulaire.
Remplissez les données pour chaque session et formation des employés lorsque l`information est disponible. Utilisez la vue « Formulaire » pour la saisie des données et la vue « Tableau » pour le filtrage des données et la création de rapports. Les enregistrements sont sauvegardés automatiquement lorsque les données sont saisies.
Conseils Avertissements
- Excel permet des recherches simples et des rapports basés exclusivement sur le tri.
- Les permis d`accès sophistiqué tenue des dossiers et des rapports, ce qui permet de multiples filtres de créer des rapports par employé, session de formation ou tout autre domaine ou la sélection de données.
- les noms de champs d`accès ne peuvent pas avoir spaces- créer une légende en langage clair à la tête des colonnes de rapport. Par exemple, un champ « TrainingSessionName » pourrait être sous-titrée « Session de formation » pour les rapports.