Comment écrire un e-mail d`affaires pour organiser une réunion de déjeuner

Que rencontrer les clients pour présenter une proposition ou d`effectuer un déjeuner de travail avec le personnel, l`envoi d`une invitation par e-mail peut être un moyen rapide et efficace de coordonner l`événement.

Pensez à votre auditoire. Le ton de votre e-mail devra adapter à qui vous inviter à la réunion du déjeuner. Un ton décontracté fonctionne bien si votre réunion de déjeuner est avec le personnel et vous allez passer le temps à discuter de stratégies et de réflexion. Si le but de la réunion est plus grave, vous devez le préciser dans votre correspondance aux membres du personnel invités. Si la réunion du déjeuner est avec les clients, vous devrez peut-être un ton plus formel, en fonction de votre relation de travail avec eux.

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Trouver un restaurant qui sera en mesure d`accueillir votre groupe. En fonction du nombre d`invités, vous pouvez demander un établissement qui dispose d`une salle privée disponible. Lors de la planification d`une réunion de déjeuner avec les clients, il peut aider à trouver un restaurant qui est moins mouvementée, où la conversation ne sera pas tendue à cause du bruit.

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Décider qui inviter à la réunion du déjeuner et consulter le calendrier de bureau pour déterminer si toutes les parties seront disponibles à la date en question. Pour les réunions de repas du personnel, faire un appel téléphonique rapide pour demander si les invités sélectionnés seront disponibles ce jour-là et demandez-leur de le garder ouvert alors que les plans sont en cours de finalisation.

Appelez le restaurant de choix et mettre en place une réservation provisoire. Faites-leur savoir que vous devrez peut-être ajuster le nombre de participants plus proche de cette date. Si vous découvrez que vous aurez plusieurs autres assister que prévu, assurez-vous d`informer le restaurant le plus tôt possible afin que le personnel puisse répondre à vos besoins.

Composez votre e-mail, y compris les adresses e-mail de chaque personne que vous souhaitez inviter. Utilisez l`objet de préciser la raison de l`e-mail. Inclure des mots comme "Important" ou "Marquez vos calendriers," et la date, et la raison. Par exemple, votre sujet peut lire: "Important: Déjeuner de travail sur 2/18/09-RSVP nécessaire." Pour le déjeuner avec un client, bien sûr, vous aurez besoin de finesse de la ligne de sujet et de le transformer en une demande, plutôt que d`une demande.

Utilisez le corps de l`e-mail pour expliquer la nécessité de la réunion du déjeuner et ce que vous voulez aux participants d`apporter ou de partager au cours de la réunion. Selon la façon dont il est difficile de cerner les gens vers le bas, vous pouvez exiger qu`ils RSVP, de sorte que vous pouvez finaliser la réservation compte au restaurant. Si vous configurez un déjeuner client, vous pouvez demander une réunion de déjeuner et de l`état des éléments que vous souhaitez discuter avec eux