Comment écrire une lettre de notification
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Les lettres sont la meilleure façon de faire en sorte que les employés ou les clients sont informés d`un changement de politique. Les gens ont tendance à ignorer les signes et les e-mails parce qu`ils sont bombardés avec tant de publicités et des messages électroniques chaque jour. Lettres, d`autre part, sont plus difficiles à ignorer, car ils sont associés à des formalités et des messages importants. Les lettres de notification sont simples à écrire et très efficace.
Chargez à en-tête de l`entreprise dans votre imprimante. La plupart des entreprises ont des politiques que les communications officielles doivent être en-tête, car elle contribue à montrer l`idée de la cohérence et de l`autorité.
Ouvrez la lettre en tapant la date. Si la lettre va à un individu, tapez le nom et l`adresse du destinataire. Si la lettre fera partie d`un mailing de masse des avis similaires, ne tapez pas le nom, ou utiliser la fonction de publipostage sur votre programme de traitement de texte pour insérer les noms.
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Commencez la lettre en tapant « M./Mme Cher. (Nom) » suivi de deux points, ou pour un envoi postal « Cher client » ou similaire plus générale plaisanterie.
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Commencez la lettre en expliquant brièvement la situation. Si vous écrivez pour donner de mauvaises nouvelles, comme dans un avis de livres en retard ou un projet de loi en souffrance, expliquer ce que le projet de loi était et comment il est tard. Si vous écrivez à informer les clients au sujet d`un changement de politique, d`expliquer le problème qui a créé la nécessité d`un changement de politique.
Expliquer l`avis de manière claire et concise afin que le destinataire ne manquera pas le message. Fournir les dates pertinentes pour quand la politique entrera en vigueur.
Donner des informations d`action telles que des délais ou des procédures que le destinataire de la lettre doit suivre. Fournir vos coordonnées au cas où ils ont des questions.
Fermez la lettre en remerciant l`employé ou un client pour son attention et tapez votre nom. Inscrivez-vous dans l`espace au-dessus de votre nom.
Conseils Avertissements
- Gardez la lettre brève et de la matière de fait. Si vous présenter des excuses trop clients ou les employés pourraient interpréter cela comme une indication qu`ils peuvent discuter avec l`avis ou le changement politique.