Comment écrire une lettre officielle au conseil d`administration
Lorsque vous avez besoin de communiquer avec un conseil d`administration, une lettre bien conçu est essentiel de transmettre votre message. Il est plus important d`envoyer une lettre soigneusement pensée que de se précipiter des idées dans la chaleur du moment. Si possible, passer au moins deux jours ou recueillir vos pensées et prendre des notes sur les points que vous souhaitez exprimer avant de rédiger votre lettre. Pour être sûr que votre écriture est claire, demandez un ou plusieurs associés d`affaires pour examiner votre lettre pour le contenu et la clarté avant de l`envoyer.
Définissez vos marges de traitement de texte à un pouce et l`espacement des lignes à l`espace unique. Entrez deux retours entre chaque paragraphe que vous tapez votre lettre.
Tapez le nom de votre société, adresse, numéros de téléphone et de fax et l`adresse e-mail en haut de votre lettre. Entrez votre adresse de retour, mais pas votre nom, si vous écrivez au Conseil en tant qu`individu et non pas au nom d`une entreprise.
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Tapez la date ci-dessous votre adresse. Tapez l`adresse de la rue et les coordonnées supplémentaires ci-dessous la date de la Commission. Entrez votre Salutation ci-dessous les informations d`adresse de conseil pour commencer votre lettre. Par exemple, vous pouvez choisir de commencer votre lettre avec « Chers membres du Conseil ».
Ecrire dans le but de votre lettre dans le premier paragraphe suivant la formule d`appel. Votre paragraphe but doit indiquer clairement la raison de votre lettre, et il peut être un aperçu du reste de la lettre.
Tapez deux ou plusieurs paragraphes qui énoncent les faits de votre lettre. Ouvrez chaque paragraphe avec une phrase sujet qui énonce l`idée générale de votre paragraphe. Suivez la phrase de sujet avec les deux ou trois phrases qui incluent plus de détails sur le sujet. Commencez un nouveau paragraphe pour exprimer chaque fait que vous voulez que vous voulez transmettre.
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Ecrire un paragraphe d`action ci-dessous les faits que les Etats le résultat que vous attendez de la lettre. Suivez le paragraphe d`action avec un mot de clôture poli comme « Sincèrement. » Ensuite, tapez votre nom, et le titre en dessous.
Exécuter orthographique et vérification de la grammaire, la lettre relire à haute voix, puis une deuxième série d`yeux examiner la lettre pour des erreurs. Modifier la lettre que nécessaire pour intégrer les commentaires avant de l`envoyer à la Commission.