Comment utiliser QuickBooks pour détecter la fraude
Les petites entreprises perdent en moyenne 6 pour cent de leurs à 10 revenus à la fraude chaque année. Il existe des moyens de prévenir la fraude et la majeure partie est le bon sens, mais il y a des façons de déterminer si la fraude se produit dans votre entreprise. QuickBooks est le logiciel de comptabilité le plus populaire pour les propriétaires de petites entreprises, et il y a des mesures de protection intégrées dans le logiciel pour aider à la détection des fraudes.
Assurez-vous que votre version de QuickBooks est en cours - 2008 ou plus tard. En 2008, QuickBooks fait une partie beaucoup plus mal compris du logiciel plus facile à utiliser: la piste d`audit. Chaque entrée dans QuickBooks est enregistré de manière indélébile sur cette piste. Si une facture est modifié, supprimé ou modifié de quelque façon, la piste d`audit capture l`identité de l`utilisateur qui a changé, l`heure et le jour du changement a eu lieu, et ce qui a changé.
Générer le rapport Audit Trail - assurez-vous faire quand vous avez beaucoup de temps parce que ce rapport prend beaucoup de temps pour générer, même pour quelques jours de transactions. Cliquez sur l`onglet « Rapports » de la barre de menu supérieure. Faites défiler jusqu`à l`onglet « Les rapports du comptable », et vous verrez « Audit Trail » comme l`une des options. Cliquez dessus et appliquer les dates que vous souhaitez vérifier.
Dans QuickBooks, vous ne pouvez pas créer ou imprimer une facture sans l`enregistrer, et cela, il enregistre sur la piste d`audit. S`il y a un nombre régulier de factures étant supprimées ou modifiées, vous êtes plus que l`expérience risque de fraude. Parfois, un fraudeur vous faire signer la facture 3.200 $ pour le paiement lorsque le montant est en fait 3,000- $ l`autre 200 $ sera volé et tous les réconciliations correspondra.
Demandez à vos relevés bancaires et les chèques annulés prêts à faire quelques recherches. Exporter votre rapport sur les chèques trouvés à « Rapports », « bancaire » et « chèques » dans Excel et rechercher des chèques de montants identiques duplicateur. Souvent, un fraudeur émettra deux chèques pour le même montant au même vendeur et envoyer les deux, puis un jour plus tard appeler le vendeur d`envoyer le dos de contrôle supplémentaire qu`il sera alors « laver » et utiliser pour lui-même.
Regardez dans le rapport de contrôle et la piste d`audit pour les chèques qui ont été créés et supprimés ou modifiés d`une certaine façon. Les chèques annulés révéleront quelle banque et, la plupart du temps, qui les encaissée. Si l`un de vos fournisseurs et vos employés utilisent la même banque, garder un oeil supplémentaire sur cette possibilité qui se passe.
Encore une fois, la piste d`audit ne peut pas être falsifié, mais dans les anciennes versions de QuickBooks il ne peut pas être activée. Donc, assurez-vous qu`il fonctionne. S`il y a eu une modification à une transaction, l`entrée originale sera sur le fond avec les modifications suivantes au-dessus. Il comprendra le jour, l`heure et l`utilisateur qui a fait le changement.