Comment utiliser l`accès pour la comptabilité
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En tant que programme de base de données, Microsoft Access a un certain nombre d`applications dans le monde des affaires. Les gestionnaires peuvent utiliser Access pour créer une base de données des employés, leur permettant d`examiner les renseignements de salaire, les données démographiques et les chiffres du budget un coup d`oeil. professionnels comptables utilisent souvent des bases de données d`accès et de suivi des factures, l`examen des comptes débiteurs et assurer le suivi des finances de l`entreprise. Une fois l`information sous-jacente est entrée dans les tables d`accès, les comptables peuvent créer des requêtes et des formulaires qui vous permettent de trouver les informations nécessaires beaucoup plus facile.
Vidéo: SAGE 100 COMPTABILITÉ: PARAMÉTRAGE COMPTABLE(1er PAS)
Notez une liste des champs que vous souhaitez inclure dans votre base de données comptables. En fonction de vos besoins, ces champs pourraient inclure montant dû, le nom du client, la date d`échéance, les termes et un champ de notes pour la saisie de texte libre.
Ouvrez Microsoft Access et accédez à la section des tables. Choisissez l`option pour créer une nouvelle table en vue de la conception. Cela ouvre une grille qui vous permet d`entrer un nom pour chaque champ, ainsi qu`une description du contenu de ce champ.
Cliquez sur le menu déroulant à côté de « Type de données » pour chaque champ dans votre base de données. Vous pouvez formater vos champs comme monnaie, numérique et texte nécessaire. Vous pouvez également utiliser les champs de date et d`heure pour des choses comme les dates d`échéance.
Vidéo: PGI 1 Qu`est ce qu`un PGI
Passez en revue la liste des champs dans votre base de données et ajouter tous les autres que vous pensez que vous aurez besoin. Il est plus facile de construire tous les champs dont vous avez besoin dès le départ que de revenir en arrière et ajouter des champs à une base de données qui contient déjà des centaines ou des milliers de dossiers.
Vidéo: Créer un formulaire personnalisé pour saisir des données sur Excel
Cliquez sur le bouton « Enregistrer » pour enregistrer votre table. Tapez un nom pour la table et cliquez sur « OK ».
Allez à la section Formulaires de la fenêtre d`accès et choisissez l`option Assistant de formulaire. Utilisez l`assistant de formulaire pour créer un formulaire de saisie de données sur les champs de votre table. Vous pouvez ensuite utiliser ce formulaire de saisie de données pour ajouter des informations à la table. Lorsque vous entrez dans le formulaire de saisie de données, les informations sont transférées automatiquement à la table d`accès sous-jacent.
Déplacer vers la section des requêtes et commencer à construire les requêtes qui feront de votre base de données de comptabilité plus utile. Utilisez l`assistant de requête pour créer la requête initiale et enregistrez-le, puis à droite, cliquez sur la requête et choisissez « Afficher Design » pour apporter des modifications ou des critères. Par exemple, vous pouvez construire une requête de date d`échéance et entrez « Entre [Enter Date de début] et [date de fin]. » Cela demande à l`utilisateur d`entrer le début et de fin lors de l`exécution de la requête. Ce genre de requête peut être très utile pour examiner les factures passées dues et les comptes à recevoir le suivi.