Comment prendre des messages pour un patron

Demandez à l`appelant s`il souhaite laisser un message. Si la réponse est de prendre un moment « non » pour encourager un message. Dites-lui que votre patron sera à des réunions toute la journée, afin d`appeler de retour ne peut pas être la meilleure option.

Demandez à l`appelant de donner un message détaillé. Certains appelants répondront avec « Just qu`elle me rappeler. » Malheureusement, votre patron ne peut pas se contenter d`un tel message vague. Dans ce cas, la réponse avec « Une chose est sûre. Qu`est-ce que cela lui-je dire au sujet de? »

Demander un nom complet de l`appelant. Les prénoms peuvent causer de la confusion pour votre patron. Il suffit de demander, « Puis-je avoir votre nom? » en prenant note du message.

Demandez le numéro de téléphone de l`appelant. Bien que cela puisse sembler évident, il est facile d`oublier le numéro porté sur d`autres aspects de l`appel. Si l`appelant souhaite être contacté par e-mail, écrire ceci aussi bien.

Notez toutes ces informations sur du papier brouillon que vous posez les questions. Notez la date et l`heure de l`appel ainsi.

Organisez vos notes pour l`appel sur un petit bout de papier. Chaque message doit remplir un seul morceau de papier. Évitez d`écrire plus d`un message sur chaque feuillet.

Notez la date et l`heure de l`appel, suivi par le prénom et le nom de l`appelant en haut du papier. Si elle a également donné sa position ou de relation avec votre patron, comme un comptable ou un fournisseur, écrivez ce ici.

Résumer le but de l`appel en une courte phrase. Écrire ce sous le nom de l`appelant. Soyez bref et précis que votre patron n`a pas à se demander ce qu`il en est.

Ecrire le numéro de téléphone de l`appelant au bas du message.

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Ecrire « URGENT » en lettres majuscules dans le coin supérieur droit de la note si l`appel était très important. La plupart des messages téléphoniques ne tombent pas dans cette catégorie. Les messages urgents font référence aux urgences familiales ou des problèmes d`affaires qui pourraient avoir un effet négatif sur la société.

Relayer les messages à votre patron dès qu`il est disponible. Comme vous le livrerai chaque message, lu à haute voix. De cette façon, il n`y a aucune chance qu`il va manquer un message important.