Comment utiliser un système vocal Office Mail
systèmes de messagerie vocale de bureau sont communs dans les lieux de travail. Ces systèmes offrent la possibilité pour les appelants de laisser des messages pour les employés qui ne peuvent pas venir au téléphone immédiatement. Cela fonctionne bien lorsque les employés sont loin de leur bureau, hors de la ville ou sur une autre ligne. Les employés peuvent alors récupérer les messages à partir de leur téléphone de bureau ou toute autre extension ou l`emplacement. Les systèmes de messagerie vocale sont conçus par différents Entreprises- chaque travail différemment et offrent diverses fonctions.
Mettre en place un message d`accueil. La première étape à l`aide d`un système de messagerie vocale de bureau met en place un message d`accueil. Chaque employé avec une ligne directe doit enregistrer un message d`accueil que les appelants entendront lors d`un appel. De nombreuses entreprises encouragent les employés à enregistrer régulièrement un message d`accueil qui indique leur nom, la date et toute information concernant jours l`employé ne sera pas au travail.
Apprenez à utiliser les extensions. Réceptionnistes doivent savoir comment transférer des appels vers des extensions. De nombreux systèmes de messagerie vocale sont mis en place par voie électronique et permettent aux appelants de choisir la personne qu`ils souhaitent atteindre par une base de données de noms. Si l`appelant connaît déjà l`extension de la personne, il est composé au cours de l`appel téléphonique. Si ce type de système ne sont pas en place, le téléphone transfère réceptionniste appelle à la partie ou l`extension appropriée.
Récupérer des messages téléphoniques. Apprendre à utiliser un système de messagerie vocale de bureau est généralement assez simple. Lorsqu`un employé a un message, une lumière de message indiquera. L`employé doit alors connaître la procédure pour récupérer le message. En règle générale, l`employé va pousser le bouton de message et entrez un mot de passe. L`employé récupère ensuite les messages. Sinon, il peut y avoir pas de lumière indicateur, mais il y aura une tonalité indiquant quand l`employé décroche le téléphone. Ce Queues l`employé pour appeler le numéro de messagerie vocale pour récupérer ses messages.
Comprendre les options de message. La plupart des systèmes de messagerie vocale permettent à l`auditeur d`enregistrer les messages, ou les jeter les écouter à nouveau. Pour ce faire, certains chiffres sur le téléphone sont pressés.
Récupérer des messages à partir de votre téléphone de bureau. Presque tous les systèmes de messagerie vocale permettent aux employés d`accéder à leurs messages vocaux à partir d`autres endroits. Cela implique généralement appeler la ligne, en appuyant sur un bouton spécifique, comme la touche dièse, puis en composant un code de sécurité. Les messages sont ensuite récupérés et l`employé peuvent les écouter en tout lieu.
Renseignez-vous sur les autres fonctions offertes. Certains systèmes de messagerie vocale permettent aux messages d`être copiés sur les extensions des autres employés. Cette fonction est utile lorsqu`un message s`applique à plusieurs personnes, mais reste dans une seule boîte de messagerie vocale de l`employé. Une autre caractéristique par certains systèmes est identification de l`appelant. Cela permet aux employés de savoir qui a appelé leur extension, même si un message n`a pas été laissé.