Comment enregistrer un message d`accueil de messagerie vocale professionnelle
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Quand quelqu`un veut vous atteindre, ils ne peuvent pas être heureux d`obtenir votre messagerie vocale. Il est donc important que le ton et le contenu de votre message d`accueil de messagerie vocale est aussi professionnel et informatif que possible. Si vous n`êtes pas sûr de votre message enregistré, demandez-vous comment vous vous sentez comme un client qui a entendu. Vous devez raccrocher le sentiment convaincu que vous avez atteint quelqu`un qui peut répondre à vos préoccupations et vous rappellerons.
Indiquer les informations essentielles au sujet de qui vous êtes et où vous travaillez. Par exemple: « Vous avez atteint John Smith dans la Division du service à la clientèle de XYZ Corp. »
Dites la date. Ces informations permettent clairement aux appelants que vous n`êtes pas en vacances ou un congé prolongé. Utilisez une phrase telle que: «C`est la semaine du 3 mai » ou « Il est lundi, le 3 mai. »
État où vous êtes. Par exemple, « Je suis actuellement sur un autre appel » ou « Je suis actuellement loin de mon bureau. » Votre système de messagerie vocale peut en effet vous permettre d`enregistrer ces deux un messages- jouerez lorsque vous parlez au téléphone et l`autre jouer quand vous ne répondez pas à votre téléphone.
Inclure des informations sur les longues périodes de temps que vous serez loin de votre téléphone. Par exemple: « Je suis dans les réunions à partir de 13h00 pour le reste de l`après-midi. » Cela permet aux appelants savent qu`ils seront peu susceptibles de vous atteindre ce jour-là. Enregistrer un message d`accueil distinct pour votre temps de vacances ou fermetures d`entreprises étendues.
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Vidéo: Message Enregistré
Demandez aux appelants de laisser un message. Étant donné que tous les systèmes de messagerie vocale permettent aux appelants de laisser des messages, demandant aux appelants de le faire est très important. Donner des directives spécifiques, telles que: « S`il vous plaît laisser un message détaillé, y compris votre nom et votre numéro de client, après le bip court. »
Dites aux appelants lorsque vous retournerez leur appel. Cela permettra de dissiper un message de préoccupation de tout appelant que sa ne sera pas récupéré et que sa question ne peut être traitée. Utilisez une phrase telle que « je vais essayer de retourner votre appel dans les deux prochains jours ouvrables. »
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Fournir un autre contact, surtout si vous serez loin de votre téléphone pendant une période prolongée. Par exemple, dire: « Si vous avez besoin d`aide immédiate, s`il vous plaît contacter Julie Jones au poste 123. »
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Terminez votre message d`accueil de messagerie vocale sur une note polie. Cela peut être un simple « Merci », « Au revoir », ou une phrase plus longue, comme « Merci d`avoir choisi XYZ Corp. Bonne journée ».
Conseils Avertissements
- Ecrire un script pour votre message d`accueil de messagerie vocale avant de l`enregistrer. Pratiquer le message d`accueil et vous le temps. Le message d`accueil devrait être environ 15 secondes de longueur.
- Parlez clairement et articulez vos mots afin que le message d`accueil est facile à comprendre.