Procédures de bureau de secrétariat
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Gestion de l`information
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les membres du personnel du Bureau et les clients comptent sur les secrétaires pour stocker, organiser, mettre à jour et récupérer des fichiers importants papier et électroniques. Cela exige des secrétaires de rester organisé pour maintenir l`entreprise de fonctionner efficacement. Secrétaires sont comme gestionnaires dans un sens, parce qu`ils gèrent tous les documents qui entrent et hors du bureau. Secrétaires doivent veiller à ce que tous les rendez-vous et des réunions sont en cours d`exécution en douceur, et ils peuvent être responsables de la mise en place des réunions.
la communication
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les procédures de bureau secrétaire impliquent la communication. Que ce soit un secrétaire est au téléphone ou en parlant face à face avec les clients ou collègues de travail, les secrétaires servent souvent les intermédiaires aux entreprises. Les gestionnaires ont pris davantage de tâches et doivent compter sur les secrétaires pour être le visage de leur bureau. Secrétaires peuvent accueillir les clients à leur bureau, par téléphone leur patron pour laisser le patron savoir que le client est disponible, donner les directives du client ou escorter le client au bureau du patron. Toutes les procédures sont effectuées en personne, en tant que secrétaires doivent également communiquer par courrier électronique, messagerie instantanée, message texte ou une caméra web chat vidéo.
procédures électroniques
La plupart, sinon la totalité, des procédures de bureau de secrétariat électronique impliquent. l`utilisation de matériel électronique a remplacé les anciennes méthodes de bureau pour répondre à la demande. Secrétaires peuvent accomplir des tâches qui nécessitent l`utilisation de photocopieuses, scanners, télécopieurs ou ordinateurs. L`utilisation des ordinateurs est essentielle aux procédures de bureau. Ils sont utilisés pour envoyer et recevoir des e-mails, créer des documents, faire des diaporamas, organiser des horaires, mettre à jour des documents et des voyages de planification. Certains secrétaires sont tenus de vérifier et mettre à jour des sites Web d`entreprise. Sans les ordinateurs et la technologie électronique, de nombreuses procédures de bureau que les entreprises dépendent ne seraient pas possibles.