Comment les systèmes de facturation de travail?
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Votre système de facturation peut être aussi rudimentaire qu`un stylo et le grand livre ou aussi sophistiqué qu`un programme informatique et un logiciel conçu pour gérer tout de calcul des frais pour l`envoi des déclarations. Sophistication côté, les concepts de facturation de base n`a pas changé depuis les temps bibliques. Il y a encore un fournisseur de services, un utilisateur de service et les frais qui lie la relation.
La facturation commence avec les gens
Votre personnel construit un profil de chaque client comme la première étape dans la conception d`un système de facturation individuelle à votre entreprise. Le personnel recueille des données les noms, adresses de facturation et les conditions dans lesquelles vos frais sont perçus. Si un tiers, comme une compagnie d`assurance est impliquée, cette information est garantie aussi bien. Les clients peuvent vous demander de les facturer directement ou placer des charges sur une carte de crédit.
Saisie des données et vérification
Les informations fournies par les clients est entrée dans un programme logiciel ou enregistré manuellement dans un registre. Vérification des cotes de crédit et la couverture de la compagnie d`assurance peut être accomplie par l`accès au téléphone ou site web. Votre personnel peut avoir à accéder à des informations sensibles comme les cotes de crédit pour construire un profil complet de votre système de facturation que certains clients peuvent vouloir rembourser leur dette en plusieurs versements.
Comptes de codage
Que vos factures d`affaires un service (une consultation) ou une myriade de services (consultation, les frais de laboratoire, du matériel, etc.), la mise en place d`un système de codage pour classer tous les services et produits est essentiel pour l`argent de suivi. Par exemple, un patient dentaire peut être facturé pour un nettoyage, mais les frais facturés si le dentiste fait la procédure au lieu de l`hygiéniste n`est pas la même chose, donc deux codes sont utilisés à des fins de facturation. Un code peut signifier une couronne d`or, tandis qu`un autre représente le bouchon en porcelaine moins cher. Les codes ne double devoir, ce qui vous permet de suivre les coûts et les catégories afin que vous sachiez toujours comment le temps et les ressources sont dépensées.
Les factures sont émises
Vous avez deux façons de configurer votre système de facturation datant. Certains propriétaires d`entreprises facturent chaque client le même jour chaque mois. Si vous n`utilisez un ordinateur pour gérer ce travail, costume suivant est logique. Sinon, votre système de facturation électronique peut vous permettre de trier les clients par « date de service. » Un service de 10 Juillet, par exemple, génère automatiquement une déclaration sur le 10 août en utilisant la norme, les cycles de facturation de 30 jours. Votre flux de trésorerie peut être mieux servi en envoyant des déclarations dans les jours d`un service qui est effectué. Vous pouvez utiliser à la fois la poste et la facturation électronique à la facture des clients.
Les factures sont Tracked
comptes Signalement une fois les dates d`échéance se sont succédés est une partie importante du système de facturation de chaque entreprise. rappels de paiement coordonnés avec la fixation des frais de « échues » sont un autre avantage pour le maintien d`un système de facturation informatisé. Alternativement, les membres de votre personnel comptable peut utiliser un système de « fichier chaud » avec une liste de roulement des dates d`échéance que les appels téléphoniques invite les clients à payer pour rappeler les factures une fois la date d`échéance est passée.
Services de collecte, aux vérifications et Middlemen
Vous pouvez préférer gérer vos propres services de collecte plutôt que d`utiliser un organisme extérieur pour superviser les questions de non-paiement. Périodiques, les pratiques d`auto-audit attrapent de nombreux types d`irrégularités du système de facturation. Vous pouvez également affilié à un centre d`échange mis en place pour prendre soin de tous les aspects de votre système de facturation, des chèques de crédit à la clientèle à l`émission des factures. Ces services ne sont pas pas cher, mais si vous préférez ferme la facturation, le compromis peut justifier la dépense.