Comment préparer les formulaires PPAP
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Un plan de paiement pré-approuvé, autrement connu comme PAPP, offre une commodité à vos clients ainsi que votre service de facturation. En autorisant votre entreprise à transférer un certain montant de fonds d`un compte courant ou épargne à une date prédéterminée, vos clients ne doivent pas faire face aux tracas de faire des paiements périodiques. De même, l`arrangement libère votre service de facturation de l`émission de factures et certains traitement des paiements. Parce que vous avez besoin d`une autorisation écrite pour accéder à un compte détenu par un autre client, vous devez sécuriser l`accès au compte par écrit en utilisant un formulaire PAPP.
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Recueillir des informations à la clientèle de base. sections de format sur le formulaire pour les clients d`entrer leur nom, numéro de téléphone de l`entreprise et l`adresse de facturation sur le formulaire PAPP. Inclure un champ pour tous les éléments d`information à la clientèle de votre service de facturation pour chaque client maintient.
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Recueillir des informations sur le compte de chèques à partir duquel le client autorise le paiement. Recueillir le nom de la banque à domicile et adresse, son numéro de routage - le premier numéro à neuf chiffres situé dans le coin inférieur gauche, coin d`un chèque - et le numéro de compte bancaire - la série de numéros qui suivent le numéro de routage. Les banques élaborent leurs propres systèmes de numérotation compte, de sorte qu`ils peuvent être de toute longueur.
Recueillir un chèque annulé par le client pour confirmer les informations de compte de chèques.
Fournir une déclaration écrite qui autorise votre entreprise à effectuer des retraits du compte spécifié au besoin. Si la date de facturation et montant facturé restent constantes, laisser des blancs pour le client ou l`agence de facturation pour compléter. Un exemple de déclaration lirait: «J`autorise (nom de la société) à débiter mon compte pour $____ sur le ____ de chaque mois. Je certifie que j`ai le pouvoir d`autoriser des prélèvements sur le compte ci-dessus, et accepter les termes et conditions présentées par cet accord."
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Fournir un espace pour les clients de signer et de dater la déclaration d`autoriser votre compte.
Inclure tous les termes et conditions que vous pourriez avoir besoin dans une section « Conditions ». Ces éléments peuvent inclure des dispositions qui exigent le client d`assumer la responsabilité de tous les frais de retour ou de son refus et de fournir un avis de changement d`informations de compte une semaine avant la date de facturation, ainsi que les dispositions de contour pour votre entreprise ou le client d`annuler l`accord avec un avis écrit.
Conseils & Avertissements
- Alors que vous devez conserver la copie originale de l`accord PAPP, il doit être conservé dans un endroit sûr afin de conserver des informations financières à l`abri de ceux qui, sans l`autorisation de vos clients à l`utiliser.