Comment demander un formulaire W-9
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Les renseignements personnels sur une note formulaire W-9 est nécessaire pour les rapports de traitement et le paiement paie à l`Internal Revenue Service. En tant que meilleure pratique, demander un formulaire W-9 le premier jour de votre employé a rempli de travail et envoyer une demande W-9 aux nouveaux entrepreneurs. Si un entrepreneur ne se conformera pas, envoyer une lettre officielle avec une demande agréable mais ferme pour un formulaire dûment rempli.
Formulaire W-9 Principes de base
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Un formulaire W-9 est un document IRS qui détaille le nom d`un contribuable, adresse, classification fiscale fédérale, et le numéro de sécurité sociale ou numéro d`identification employeur. L`IRS ne rend pas obligatoire que les entreprises répertorient W-9s. Toutefois, les entreprises sont tenues de recueillir et de communiquer les renseignements personnels figurant sur le formulaire pour tous les employés et les entrepreneurs qu`ils paient plus de 600 $ par année. La collecte d`un W-9 est un moyen pratique de le faire. Pour cette raison, une entreprise doit avoir un W-9 dans le dossier pour chaque employé et entrepreneur.
Demande d`un W-9
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Pour vous assurer de recueillir un formulaire W-9 de tous les employés, inclure un formulaire W-9 dans les documents premier jour obligatoire pour les nouveaux employés. Les nouveaux employés doivent remplir tous les documents sur place et revenir à un représentant des ressources humaines d`ici la fin du premier jour.
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Lorsque vous achetez un nouvel entrepreneur ou fournisseur, joindre un formulaire W-9 avec le contrat initial. Dans un W-9 lettre de demande, demandez à votre fournisseur de remplir et de retourner le formulaire le plus tôt possible. Envisager d`appliquer une politique de ne payer que les vendeurs avec un valide W-9 dans le dossier, et notez cette politique dans la lettre de demande.
Faisant suite
Si vous avez du mal à obtenir un rempli W-9 de tous les employés ou sous-traitants, avec tact, mais fermement communiquer que le W-9 est nécessaire avant paiement peut être effectué. Expliquez aux employés que les informations sur le formulaire sont nécessaires pour traiter la paie et leur délivrer des chèques de paie. Si un vendeur ne retourne pas le formulaire W-9 dans une semaine ou deux, envoyer une deuxième lettre de demande de suivi. Si vous avez une politique documentée en place, rappeler au vendeur que vous ne pouvez pas les payer sans le formulaire dans le dossier. L`IRS exige que vous faites une demande formelle pour un W-9, afin de conserver une copie de cette lettre au dossier.
Non W-9
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Si vous ne disposez pas d`un W-9 pour un vendeur à la fin de l`année, vous devez toujours déclarer les paiements à l`IRS. Remplir et envoyer un formulaire 1099-MISC pour l`entrepreneur et laisser le numéro de sécurité sociale vide. L`IRS répondra avec un avis que le numéro fait défaut, que vous devez transmettre à l`entrepreneur accompagné d`un avis de retenue à la source de sauvegarde et une autre copie d`un W-9. Vous êtes obligé de retenir des taxes sur les paiements futurs à cet entrepreneur - actuellement, le taux de retenue à la source est de 28 pour cent - et l`entrepreneur entraînera des frais de 50 $ de l`IRS.