Comment écrire un mémo Interoffice

Liste des points que vous devez faire dans la note et notez les informations nécessaires pour soutenir ces points. Inclure des informations de base qui est nécessaire pour donner au sujet d`un contexte.

Commandez les informations. Si le sujet est complexe, désagréable ou controversé, le contexte de fond devrait probablement aller en premier. Dans le cas contraire, commencer par l`idée principale.

Assurez-vous que vous ne l`avez pas omis d`appui ou principale.

Vidéo: Memo Format Scenario

Rassemblez les pièces justificatives dont vous aurez besoin pour référence que vous écrivez votre mémo.

Vérifiez si votre entreprise a un format préféré pour notes de service. Certaines entreprises ont même des formes de mémorandum préimprimés. Utilisez le format préféré ou préimprimé si l`on est disponible.

Définir les marges, en laissant au moins 1 1/2-inch espace à la fois en haut et en bas et un espace de 1 pouce de chaque côté. Le contenu de la note doit être centrée sur la page- si la note est très courte, les marges supérieures et latérales doivent être augmentées.

Définissez le style du document de traitement de texte pour bloquer le format: aligné à gauche, simple interligne, avec un espace entre les paragraphes.

Tapez dans la position des composants pour démarrer le mémo, une composante par ligne à simple interligne. Chaque composant doit être suivi par deux points. Par exemple:
Rendez-vous amoureux:
À:
De:
Assujettir:

Remplissez les informations sujet en utilisant un style de titre. Autrement dit, les mots du sujet doivent tous être activés que des articles, prépositions et conjonctions avec moins de quatre lettres, à moins qu`ils ne commencent ou se terminent le titre. Faire le sujet spécifique.

Remplissez la « date », « A » et « de » lignes, en alignant le premier mot de chacun avec le premier mot de la ligne de sujet. La date doit être écrit avec un énoncé mois - 4 Juillet, 2020, par exemple. Utilisez les noms complets pour les lignes « à » et « From ».

Créer un titre sur les pages deuxième et suivantes si le mémo passe plus d`une page. Si la note est à plusieurs destinataires, utiliser une forme abrégée de la ligne d`objet, l`espace unique et la date, puis seul espace encore et inclure le numéro de page. Si une personne, vous pouvez utiliser une autre forme, indiquant le nom du lecteur, numéro de page et la date sur une ligne, le nom aligné à droite, le numéro centré et la date aligné à gauche.

Ecrire un paragraphe d`introduction si le lecteur dont il a besoin pour le contexte. Ce paragraphe donne l`histoire, affirme le problème qui doit être abordé dans la note de service et / ou rafraîchit la mémoire du lecteur sur les communications précédentes sur le sujet.

État l`idée principale de la note de service. Ce sera la première ligne si vous n`avez pas écrit un paragraphe d`introduction. Vous annoncez une politique, solution, décision, recommandation, conclusion ou d`un événement. S`il n`y avait pas introduction, fournir une brève contexte, par exemple, « Comme nous l`avons ... » ou « Depuis la cafétéria a connu de longues lignes ... »

Fournir toute information nécessaire pour expliquer, soutenir ou bien transmettre les informations dont le lecteur a besoin de comprendre le sujet.

Fournir des notations au fond, comme un « cc: » si vous envoyez une copie de la note de service à quelqu`un d`autre que la personne mentionnée dans le titre.

Modifier la note de service. Assurez-vous que l`orthographe et la grammaire sont correctes, les idées sont développées et que le lecteur comprendra ce que vous devez dire.

Imprimez le mémo et parapher. Certaines organisations veulent les initiales écrites à côté de la ligne « De » dans l`en-tête. D`autres veulent les initiales en bas. Consultez la politique de l`entreprise.