Connaissance des procédures générales de bureau
Contenu
Chaque entreprise ou organisation a une façon particulière de faire des affaires. Les organisations efficaces établissent généralement des règles et procédures établies pour promouvoir la cohérence, la qualité et un bon service à la clientèle. Bien que les membres du personnel administratif comptent beaucoup sur ces procédures établies, d`autres employés bénéficient également de comprendre comment les choses fonctionnent. les procédures administratives générales consistent en des tâches opérationnelles de base, y compris répondre au téléphone, le tri du courrier, répondre aux clients et commander des fournitures.
Vidéo: Prise de fonction du nouveau Directeur de la Douane
Un appel téléphonique est souvent la première impression d`un client d`une entreprise, il est donc important pour les employés de répondre avec un message d`accueil approprié, transmettre un ton positif et de savoir comment répondre aux questions communes. systèmes téléphoniques d`affaires peut être aussi simple que d`une seule ligne entrante ou une configuration multiligne complexe. Les employés doivent savoir comment les téléphones fonctionnent, y compris la façon de transmettre les appels, placez les appelants en attente, vérifier la messagerie vocale et de basculer entre les lignes. La direction peut spécifier les procédures pour qui doivent accepter certains appels, les délais pour répondre aux demandes téléphoniques et d`autres situations rencontrées au cours d`une journée de travail typique.
La réception et la distribution du courrier est une tâche commerciale commune effectuée par le personnel administratif d`une organisation. Les procédures relatives à la poste peuvent inclure des éléments particuliers qui reçoit, comment gérer le courrier indésirable ou pièces non sollicitées et des lignes temps pour la distribution. La direction peut aussi établir des procédures pour savoir comment envoyer du courrier, y compris le paiement de l`affranchissement, enveloppes ou papier à lettres particulières à utiliser et messagerie intraoffice dans les grandes organisations. les membres du personnel administratif doivent comprendre comment ces processus afin qu`ils puissent assumer des responsabilités en temps opportun, en veillant et d`autres employés reçoivent des documents nécessaires.
Vidéo: Cours vidéo: les base de comptabilité générale pour débutants
La plupart des organisations se rapportent à un type de client, que ce soit les consommateurs, les étudiants, les entreprises ou même d`autres employés. Peu importe le type, service à la clientèle de qualité est une tâche importante. membres du personnel administratif interagissent avec les clients ou les clients par téléphone, par courriel et en personne. Les entreprises peuvent établir des procédures pour ces interactions que les employés administratifs ont avec les clients. Ces procédures peuvent comprendre des salutations ou des expressions particulières à utiliser, les attitudes attendues, la rapidité des réponses et des réponses standard aux questions courantes.
Vidéo: Pas vu à la télé (4) - Panama papers et Société Générale - Invité : Jérôme Kerviel
Parce que les travailleurs des entreprises et des organisations ont besoin des fournitures de base pour effectuer des tâches, il est souvent le travail d`un membre du personnel administratif pour commander ces articles. Étant donné que la commande de fournitures implique l`utilisation des ressources financières, les membres du personnel doivent comprendre les règles de ce que les vendeurs à utiliser, les types de paiement et qui approuve les achats. Les organisations peuvent également établir des lignes directrices pour le suivi de l`inventaire et déterminer le moment où les achats doivent être faits. La connaissance de ces processus permet aux membres du personnel administratif pour effectuer ces responsabilités et veiller à ce que les collègues aient les outils et les fournitures nécessaires pour leur emploi.
