Description du poste d`un secrétaire dans un Hôtel

secrétaires de l`hôtel pourraient travailler avec un certain nombre de professionnels de l`administration dans un hôtel. Dans un petit hôtel, le secrétaire pourrait être le membre du personnel de soutien pour le directeur général et le directeur du restaurant, ainsi que tout autre personnel administratif. Dans un grand hôtel, les secrétaires pourraient être dans des rôles plus nuancés, travaillant dans le département des finances de l`hôtel, aider le directeur du marketing ou au service dans le chef de service de restauration, par exemple. Certains emplois exigeront qu`un diplôme d`études secondaires, tandis que d`autres besoin d`une formation plus avancée de secrétariat ou une formation spécialisée à l`hôtel ou à la gestion restaurant. Dans tous les cas, le travail du secrétaire sera généralement à répondre au téléphone, gérer des documents et de la communication, et de prendre soin de la logistique de bureau.

Tous les secrétaires doivent avoir de solides compétences interpersonnelles pour bien faire leur travail. Bien qu`ils ne travaillent habituellement pas à la réception de l`hôtel, les secrétaires doivent encore être prêt avec un sourire et un accueil chaleureux pour les visiteurs au bureau de l`hôtel. Comme les premiers clients de la personne ou les fournisseurs rencontrent souvent dans le bureau, les secrétaires doivent être en mesure de répondre à des questions ou gérer les préoccupations des gens. Secrétaires sont souvent responsables de répondre aux téléphones de bureau et de diriger les clients et les fournisseurs aux gestionnaires appropriés ou départements de l`hôtel.

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Gestion de la communication est gros morceau du travail d`un secrétaire. Elle peut lire et répondre aux demandes de renseignements généraux qui viennent dans le système de messagerie de bureau de l`hôtel et transmettre les messages à la personne appropriée. Elle peut aussi consulter les journaux quotidiens afin de déterminer si des invités VIP sont attendus ce jour-là, puis communiquer avec le reste du personnel sur la façon de gérer les clients. Si les responsables de l`hôtel ont des messages ou des bulletins d`information spécifiques qui vont au reste du personnel, le secrétaire peut-être la personne d`écrire et de distribuer ces communications. La partie de la communication du travail nécessite des compétences informatiques, souvent, y compris Microsoft Word et Excel et toutes les communications internes ou des systèmes de réservation de l`hôtel utilise.

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opérations de bureau et la planification sont souvent au secrétaire de l`hôtel. Il peut être nécessaire de gérer le calendrier quotidien directeur général de, par exemple, ainsi que des réunions du personnel de planification et d`envoyer des rappels au personnel. Le secrétaire pourrait être également responsable de la planification de l`utilisation des salles de conférence internes ou salles d`événements spéciaux loués par les clients. Pour maintenir le bon fonctionnement de bureau, le secrétaire ordonnera des fournitures telles que le papier, l`encre de l`imprimante ou du café, et surveiller l`équipement de bureau pour assurer qu`il est en bon état de fonctionnement.