Compétences pour un Secrétaire exécutif
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Compétences en communication
Un secrétaire exécutif doit avoir de solides compétences en communication pour servir à ce titre. La plupart des fonctions de ce poste ont besoin d`être en mesure de communiquer efficacement avec votre patron ainsi que d`autres cadres à l`intérieur et à l`extérieur de l`entreprise. Vous serez souvent le premier point de contact lorsque les gens essaient de se connecter avec votre patron, et vous aurez besoin d`avoir un comportement professionnel ainsi que avoir de bonnes compétences de service à la clientèle. Votre patron peut exiger que vous l`écran tous ses appels téléphoniques ainsi que le projet d`une quantité considérable de sa correspondance.
Compétences techniques
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Vous devez être compétent dans l`utilisation du matériel de bureau, comme les photocopieurs, télécopieurs, appareils de transcription et les ordinateurs personnels. Un grand nombre des fonctions de secrétaires exécutifs se font sur l`ordinateur, vous aurez donc besoin d`être compétent avec certains logiciels informatiques, en fonction des besoins de votre travail et les cadres. Par exemple, vous serez responsable de l`entretien de votre patron et le calendrier des préparatifs de voyage. En outre, votre travail peut vous obliger à produire certains rapports, maintenir une base de données et effectuer des recherches en ligne - qui nécessitent une certaine habileté technique et l`utilisation des ordinateurs.
Compétences de gestion
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En tant que secrétaire exécutif, vous serez responsable de la gestion de certains aspects du bureau. Vous pouvez être responsable de la planification des appels et des réunions de conférence pour votre patron. Vous aurez besoin de maintenir la réunion ou les horaires de la salle de conférence et mis en place tout le matériel nécessaire pour les participants. Vous pouvez également être responsable de la gestion des relations avec les fournisseurs externes que votre entreprise travaille sur une base régulière.
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Les secrétaires de direction gèrent souvent d`autres employés de bureau dans le bureau. S`il y a d`autres secrétaires ou réceptionnistes, vous pourriez être leur supérieur immédiat, vous devriez donc avoir la capacité de former et de diriger leurs charges de travail. Par conséquent, vous aurez besoin de solides compétences en multi-tâches que vous gérez votre travail tout en gardant votre personnel à la tâche.