Comment taper une lettre professionnelle
Lorsque vous écrivez une lettre à un ami, la lettre peut être détendue et décontractée. Cependant, lorsque vous tapez une lettre professionnelle, appelée une lettre d`affaires, il y a certaines directives que vous devez suivre. Il est tout à fait acceptable de taper une correspondance chaleureuse et amicale à un associé d`affaires avec qui vous avez une relation affable. La clé est de le faire suivant le bon format lettre, ce qui est expliqué dans les étapes suivantes.
Les choses dont vous aurez besoin
- programme de traitement de texte ou à la machine
- Imprimante (si vous utilisez l`ordinateur)
- Papier
Commencez la lettre avec un bloc d`adresse indiquant l`adresse de retour. Si vous tapez la lettre sur papier en-tête, cette étape est nécessaire, à condition que l`en-tête indique votre nom complet et l`adresse de retour. Passer une ligne.
Entrez une ligne indiquant la date de la lettre. Le format de la date doit être soit le mois, le jour et l`année ou la date, le mois et l`année. Vous devez préciser le mois, quel que soit le format que vous choisissez. Il est acceptable d`inclure le jour de la semaine, mais pas nécessaire. Passer une ligne.
Tapez les informations du destinataire dans un bloc d`adresse. Tapez son nom complet, y compris le titre tel que « Mme » ou « Dr », sur une seule ligne. Sur la ligne suivante, tapez l`adresse de la rue. Tapez la ville, état et code postal sur la dernière ligne.
Passer une ligne et entrez le Salutation. lettres professionnelles doivent toujours être adressées « Cher Mr./Ms./Dr./etc. » suivi du nom du destinataire. Suivez le nom avec deux points. Si vous ne connaissez pas le nom du destinataire, adresse la lettre avec un Salutation général et professionnel, comme « À qui Concern » ou « Cher Monsieur ou Madame. »
Entrez une autre ligne vide et tapez le corps de la lettre. Vous n`êtes pas obligé de mettre en retrait les premières lignes des paragraphes en lettres professionnelles. Gardez la lettre concise, en tapant pas plus de trois ou quatre paragraphes. Tapez les doubles espaces entre chaque paragraphe.
Passer une ligne qui suit le dernier paragraphe. Entrez une ligne de fermeture, comme « Sincèrement » ou « Yours Truly ». Entrez quatre lignes vides et puis tapez votre nom complet. Tapez votre titre sur la ligne après votre nom, le cas échéant. Lorsque vous avez terminé la saisie et l`impression de la lettre, signez votre nom dans l`espace entre la fermeture et votre nom.
Conseils Avertissements
- Si vous joignez d`autres documents avec la lettre, ajoutez une ligne au bas de la page qui dit « Pièces jointes: » et le nombre de pages ci-jointes.
- Si vous envoyez une copie à quelqu`un d`autre, entrez une ligne en bas qui dit « cc: » suivi du nom de toute personne qui reçoit une copie exacte.