Comité de la Réunion Fonctions

Pour une petite réunion moins formelle, une famille un par exemple, un comité de trois à quatre personnes est utile. Un membre peut surveiller en contact avec tous ceux qui seront invités, on peut trouver un emplacement pour l`événement et / ou planifier des activités pour le groupe, et un membre peut être en charge du budget, la collecte de l`argent et payer les frais liés à l`événement. Avoir un quatrième membre du comité qui peut concevoir et mettre à jour un site Web pour l`événement est également utile. Les retrouvailles de plus en plus formel, plus les gens seront nécessaires à chaque comité pour planifier et exécuter l`événement.

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Le président du comité d`invitation et son équipe sont responsables pour obtenir les noms, les adresses actuelles, les numéros de téléphone et adresses e-mail de tous ceux qui seront invités à l`événement. Si la réunion est un événement annuel, il serait sage de faire et de garder une liste à jour. Le président actuel serait responsable de la mise à jour de la liste et de donner au président qui dirigera le comité l`année suivante. Ce comité sera chargé de communiquer avec tous les invités. Selon la façon dont l`événement est formel, invitations pourraient être livrées par téléphone, par e-mail ou par écrit. serait responsable du comité la tenue d`un total cumulé de personnes qui envisagent de venir et d`avoir cette information à la disposition du comité des événements et le comité des finances.

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Le comité de planification serait chargé de trouver un lieu assez grand pour tenir la réunion. Cela pourrait être aussi simple réservez un abri dans un parc local à une date spécifique pour une réunion de famille, ou aussi complexe que de faire les réservations dans un hôtel ou un centre de congrès pour une grande réunion. Le comité de planification pourrait être responsable de la planification ou l`organisation d`activités pour l`événement, ou il peut y avoir un comité d`activités distinct qui est sous la supervision du comité de planification ou un comité distinct tout à fait. Le président du comité de planification travaillerait avec le président des finances pour faire en sorte que les événements prévus sont dans le budget de la réunion et les sommes perçues pour ces événements vont payer pour eux.

Le Comité des finances serait chargé de recueillir tout l`argent des participants pour la réunion et de décaisser cet argent pour payer le coût de l`événement. Le Comité des finances doit garder un oeil sur la ligne de fond pour que les autres comités ne dépensent pas plus d`argent que prévu au budget. Selon la taille de l`événement est, le président et un ou deux autres membres peuvent avoir besoin de mettre en place un compte courant dans une banque locale pour déposer tout l`argent de la vente des billets et les frais d`événements et de payer toutes les factures liées à la Réunion. Pour les grands événements, le comité peut avoir de nommer différentes personnes en charge des dépôts et des chèques de signature pour les factures afin d`éviter toute irrégularité financière possible de la part des membres du comité. Le président du comité des finances travaillerait en étroite collaboration avec les présidents des comités d`invitation et comité de planification pour assurer le bon déroulement et l`événement reste sur le budget.

Le comité de site serait responsable de la conception et de la mise à jour du site de l`événement. Le comité travaillerait avec les autres chaises comité pour publier les informations qu`ils pensent que les participants auront besoin. Quelques informations sur le site pourrait contenir est l`adresse de contact de président, cartes à tous les événements, informations sur l`hôtel et une liste courante de qui vient ou des images de réunions précédentes.