Comment écrire un courriel efficace des plaintes
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Trouvez la meilleure personne pour répondre à votre plainte. Par exemple, si vous avez une plainte au sujet d`une entreprise, appelez ou consultez le site Web pour trouver l`adresse e-mail pour les plaintes des clients. Si vous envoyez votre e-mail de plainte à la mauvaise adresse, il peut être ignoré.
La recherche de la bonne forme de votre plainte. Certaines grandes organisations vous demandera de remplir un formulaire de plainte ou demander des types particuliers de documents à l`appui de votre plainte. Vous pouvez trouver ces informations en consultant le site Web de l`organisation ou en appelant le numéro de téléphone indiqué sur le site. A la suite des procédures en place, il sera plus facile pour l`organisation de lire et de traiter votre plainte.
Énoncez le but de votre e-mail de plainte. Cela devrait être la première phrase ou deux de l`e-mail pour attirer l`attention du lecteur. Si vous prenez trop de temps arriver à votre point, il peut commencer à l`écrémage ou assumer l`e-mail est pas très important.
Expliquer et soutenir votre plainte. Être spécifique. Par exemple, si vous n`êtes pas satisfait avec le produit d`une entreprise, l`état exactement ce qui se passait avec elle.
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Joindre des photos pertinentes, reçus et autres informations de support à votre e-mail. Prenez note, au paragraphe expliquant votre plainte, que des informations supplémentaires ci-joint.
Détail d`une solution. Encore une fois, être précis sur ce qui doit être fait. Par exemple, demander un remboursement ou le remplacement d`un produit défectueux. Prenant note de votre solution désirée aidera à obtenir votre problème résolu plus facilement.
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Demander une réponse. Indiquez votre nom, votre adresse postale et numéro de téléphone à la fin de votre e-mail pour le rendre plus facile pour le lecteur à vous contacter en arrière. Demander une réponse montre que vous prenez votre plainte au sérieux, surtout si vous demandez une réponse dans un certain laps de temps.
Relisez votre e-mail avant de l`envoyer pour vous assurer qu`il est concis, précis et sans fautes d`orthographe et de grammaire. e-mails de plainte avec des erreurs aspect peu professionnel, alors que correctement formatés et des e-mails de plainte correctes aideront votre plainte se prendre au sérieux.
Conseils Avertissements
- Sois poli. Impolitesse met le lecteur sur la défensive, ce qui pourrait la rendre moins enclins à vous aider.
- Soyez concis. Les personnes qui reçoivent des plaintes sont des informations superflues busy- pedestre sera plus difficile pour eux de prêter attention à votre e-mail.
- Savoir quelles mesures supplémentaires à prendre. Si le problème dans l`email de plainte n`est pas résolu, essayez de prendre votre plainte à quelqu`un plus haut dans l`organisation ou de parler à un avocat.