Comment imprimer des étiquettes de publipostage à partir d`Excel XP: Master Fusion et publipostage
Fusion et publipostage est une excellente ressource si vous avez des envois considérables - cartes de Noël, organisation bénévole ou des contacts d`affaires, par exemple.
Cet article eHow parle simplement d`une façon d`utiliser le publipostage: prendre des informations d`adresse à partir d`une feuille de calcul dans Excel XP et le formatage pour imprimer sur des étiquettes adhésives que vous pouvez acheter dans un magasin de fournitures de bureau.
Si vous ne l`avez jamais utilisé Publipostage avant, vous devez avoir votre bureau disque XP disponible pour installer le logiciel Mail Merge. Les étapes ci-dessous supposent que vous avez déjà installé cette fonctionnalité, mais si vous n`avez pas, vous serez invité à insérer le disque au moment opportun.
Les étapes ci-dessous supposent également que vous avez acheté vos étiquettes, ou savez exactement où vous allez libellés de l`achat. Spécification que vous libellés de vous utilisez est l`une des premières étapes de la procédure.
Les choses dont vous aurez besoin
- Microsoft Excel XP
- Microsoft Word XP
- étiquettes postales
- Imprimante
- Si vous ne l`avez jamais fait Publipostage avant, le disque pour Office XP.
Saisissez vos informations d`adresse dans Excel. Ligne 1 dans Excel doit étiqueter le type d`information dans chaque colonne et le contenu de l`adresse va dans les lignes 2 et suivantes. Mes étiquettes en ligne 1 ont été "nom de famille", "Prénom", "adresse de rue", "ville", "Etat", "ZIP *: FRANÇAIS", et "Pays". Le logiciel semblait satisfait de ce libellé - formaté mes étiquettes sans avoir besoin d`autres instructions.
Enregistrer et fermer votre feuille de calcul Excel.
Ouvrez Microsoft Word.
Dans le mot "Outils" menu, cliquez sur "Lettres et Publipostage", Puis cliquez sur "Assistant Fusion et publipostage".
Dans l`assistant de publipostage, sélectionnez la "Étiquettes" option, puis au bas de l`assistant, cliquez "Suivant: Document de base".
dans le "Sélection du document de départ" section, "Modifier la mise en page du document" devrait déjà être sélectionné. Sinon, sélectionnez-le.
dans le "Modifier la mise en page du document" section, cliquez sur "Options d`étiquetage" lien.
Dans la boîte de dialogue Options d`étiquettes, sélectionnez votre type d`imprimante, sélectionnez le numéro de produit de l`étiquette que vous utilisez, puis cliquez sur "D`accord".
Si la zone d`avertissement de Publipostage apparaît, cliquez sur "D`accord".
Au bas de l`Assistant Fusion et publipostage, cliquez sur "Next: Sélection des destinataires".
dans le "Sélection des destinataires" section, "Utiliser une liste existante" devrait déjà être sélectionné. Sinon, sélectionnez-le.
dans le "Utiliser une liste existante" section, cliquez sur "Feuilleter" lien.
Dans la zone Sélectionner une boîte de dialogue Source de données, accédez à la feuille de calcul Excel qui contient les adresses que vous souhaitez imprimer, sélectionnez-le et cliquez sur "Ouvrir".
Dans la boîte de dialogue Sélectionner le tableau, cliquez sur la feuille qui a vos adresses et cliquez sur "D`accord".
Dans la boîte de dialogue des destinataires de publipostage, sélectionnez les cases à cocher des adresses que vous souhaitez imprimer (ou désactivez les cases à cocher des adresses que vous ne souhaitez pas imprimer) et cliquez sur "D`accord".
Au bas de l`Assistant Fusion et publipostage, cliquez sur "Suivant: Organisez vos étiquettes".
Cliquez "Bloc d`adresse".
Dans la Insérer une adresse boîte de dialogue de bloc, sélectionnez vos options de formatage souhaitées et cliquez sur "D`accord".
Dans l`assistant de publipostage, cliquez sur le "Mettre à jour toutes les étiquettes" bouton.
Au bas de l`assistant, cliquez sur "Suivant: Aperçu de vos étiquettes".
Si vous voulez changer la police ou la taille de police, sélectionnez le texte que vous souhaitez modifier et reformater maintenant.
Dans l`Assistant Fusion et publipostage, cliquez sur "Suivant: Fin de la fusion".
Chargez votre stock d`étiquettes dans votre imprimante (ou faire un essai - maintenant que les étiquettes sont mis en place, vous pouvez faire autant de tests que vous avez besoin avant impression).
Cliquez "Impression".
Si la fusion à la boîte de dialogue d`impression apparaît, sélectionnez "Tout" et cliquez sur "D`accord".
Dans la boîte de dialogue d`impression, indiquez vos préférences et imprimer comme vous le feriez pour toute tâche d`impression.
Lorsque vous avez terminé l`impression, enregistrez le document Word avant la fermeture. La prochaine fois que vous l`ouvrez, même si vous avez modifié la feuille de calcul Excel, le doc ouvrira à jour, avec toutes les modifications que vous avez apportées dans Excel.
Conseils & Avertissements
- Même si je ne suis pas un dactylo rapide, taper les adresses dans Excel et trouver comment faire le publipostage a pris moins de temps que d`adressage des enveloppes à la main.
- Lorsque vous enregistrez le document Word que vous imprimez des étiquettes à partir, Fusion et publipostage renvoie par magie à la feuille de calcul Excel. Maintenir votre liste d`adresses dans Excel, et chaque fois que vous ouvrez le document Word vos modifications seront prises en compte. Dis le "Oui" lorsque la boîte de dialogue demande s`il est correct d`exécuter la commande SQL.
- La ligne de fond: Il vous suffit de maintenir votre liste dans un seul endroit. Maintenant que sa cause pour la célébration!
- Enregistrez et fermez la feuille de calcul Excel avant d`exécuter le publipostage ou ouvrir le document Word.